Resources for DISTRIBUTORS

The contracting of the installation of a char system, regardless of how it is acquired (purchase of licence or subscription fee ) involves coordinating a process that facilitates the parties involved in the work to be carried out and makes it possible to set a date for its execution.

1. Data request and installation date.

• char’s technical department, within a maximum period of seven calendar days, will communicate with the technical contact provided for the process, indicating what is necessary and requesting the data that will allow the installation to be carried out and the systems to be integrated.
• At that time, a target installation date will be proposed, on which a precise date will be set in coordination with all parties.
• On that date, the necessary data must be available, as well as the interfaces of the equipment and systems to be integrated as necessary and as requested in accordance with the previous point.

2. Installation conditions.

• If it is not possible to have everything necessary to carry out the installation on the committed date, an attempt will be made to reschedule as far in advance as possible.
• If the installation date arrives and ALL the necessary items are not available, the installation will be rescheduled. PARTIAL INSTALLATIONS WILL NOT BE CARRIED OUT.
• If, for reasons beyond char’s control, the installation cannot be carried out within a maximum period of 45 calendar days from the date of contracting, it will be cancelled and the related supply order will be cancelled.

3. Installation.

• On the scheduled day and having everything necessary, the installation and start-up of the acquired system will be carried out, including the necessary tests. At this point, the installation will move on to the monitoring phase.

4. Follow-up.

• The monitoring phase shall be one calendar week from the day of installation. During this phase, the necessary checks shall be carried out at intervals deemed appropriate to validate the correct operation of the installation carried out.

5. Completion and technical support.

• In any case, once the monitoring phase has been completed, the installation will be considered to have been handed over even if there are incidents on the part of the integrated equipment. The attention of these possible incidents will be carried out within the technical support service of the system, in the same way as the attention of those that may arise in the future.
• The delivery of the installation will entail the invoicing of the acquired system.

1. PC CHANGE

1.1. WITH contracted technical maintenance:

1.1.1. WITH SAFETY COPY (A backup copy of the char system to be reinstalled can be made or is available).

• No additional cost (Maximum one reinstallation per year).

1.1.2. WITHOUT SECURITY COPY (Cannot be performed and no backup copy of the char system to be reinstalled is available).

• Cost of reinstallation 150 €.

1.2. NO technical maintenance contracted:

• Place an order for reinstallation (cost 150 €).
• Contract an annuity of technical support according to licensing fees. (see char pmslink prices)

2. CHANGE IN ANY OF THE INTEGRATED EQUIPMENT / SYSTEMS (PMS, PBX, TV, Hotspot, etc.)

2.1. WITH contracted technical maintenance:

• No additional cost (Maximum one reinstallation per year per type of equipment).

2.2. NO technical maintenance contracted:

• Place an order for reinstallation (cost 150 €).
• Contract an annuity of technical support according to licensing fees. (see char pmslink prices)

pmslink

1. Open the application

Open the application “pmslink monitor” (Start / char PMS link / Monitor PMS link)

You can also use the ‘Find’ tool to search PMS link monitor.

IMPORTANT: The default password is: master.

2. Check license number in main screen

In the application itself you can see the license number.

In this case, the serial number is: 456789VL

---

utile h+

1. Open the application

Open the aplication “utile h+” (Start / char / Gestión Hospitality)

2. Ayuda > Acerca de

Go to the menu ‘Ayuda’ / ‘Acerca de’, as it is shown in the following image:

3. Check license number

A new window will be opened, displaying product information, including the license number:

In this case, the serial number is: 1234567890

1. CAMBIO DE PC

1.1. CON Mantenimiento Técnico contratado:

1.1.1. CON COPIA DE SEGURIDAD. (Se puede realizar o se dispone de copia de seguridad del sistema char a reinstalar).

• Sin coste adicional (Máximo una reinstalación anual)

1.1.2. SIN COPIA DE SEGURIDAD.(No se puede realizar y no se dispone de copia de seguridad del sistema char a reinstalar).

• Coste de la reinstalación 150 €

1.2. SIN mantenimiento técnico contratado:

• Realizar pedido de reinstalación (coste 150 €)
• Contratar una anualidad de soporte técnico de acuerdo con tarifas según  licenciamiento. (ver precios charpmslink)

2. CAMBIO EN ALGUNO DE LOS EQUIPOS / SISTEMAS INTEGRADOS (PMS, PBX, TV, Hotspot, etc)

2.1. CON Mantenimiento Técnico contratado:

• Sin coste adicional (Máximo una reinstalación anual)

2.2. SIN mantenimiento técnico contratado:

• Realizar pedido de reinstalación (coste 150 €)
• Contratar una anualidad de soporte técnico de acuerdo con tarifas según  licenciamiento. (ver precios charpmslink)

pmslink

1. Abrir la aplicación

Abrir la aplicación “pmslink monitor” (Inicio / char PMS link / Monitor PMS link)

IMPORTANTE: La clave por defecto es: master

2. Consulta el número de licencia

En la propia aplicación se puede ver el nº de licencia.

En este ejemplo, el nº de licencia es: 123456789VL

---

utile h+

1. Abrir la aplicación

Abrir la aplicación “utile h+” (Inicio / char / Gestión Hospitality)

2. Ayuda > Acerca de

Ir al menú ‘Ayuda’ / ‘Acerca de’, tal como se muestra en la siguiente imagen:

3. Consulta el número de licencia

Se abrirá nueva ventana con información del producto, incluyendo el nº de licencia:

En este ejemplo, el nº de licencia es 1234567890

La contratación de instalación de un sistema char, independientemente del modo de adquisición (compra de licencia o canon de suscripción) supone coordinar un proceso que facilite a las partes involucradas los trabajos a realizar y permita concretar una fecha para su ejecución.

1. Solicitud de datos y cerrar fecha de instalación.

• El departamento técnico de char, en el plazo máximo de siete días naturales, comunicará con el contacto técnico facilitado para el proceso, indicando lo necesario y solicitando los datos que permitan realizar la instalación y sobre los sistemas a integrar.
• En ese momento se propondrá una fecha de instalación objetivo sobre la cual se concretará una fecha precisa en base coordinada con todas las partes.
• En esa fecha se deberá disponer de los datos necesarios, así como de los interfaces de los equipos y sistemas a integrar según lo necesario y así solicitado de acuerdo con el punto anterior.

2. Condiciones de instalación.

• Si no se pudiera disponer de lo necesario para realizar la instalación en la fecha comprometida, se intentará reprogramar con la mayor antelación.
• Si llegase la fecha de instalación y no se dispusiera de TODO lo necesario, la instalación se reprogramaría. NO SE REALIZARÁN INSTALACIONES PARCIALES.
• Si por causas  ajenas a char no se pudiera realizar la instalación en un plazo máximo de 45 días naturales desde su contratación esta quedará cancelada, anulándose el pedido de suministro relacionado.

3. Instalación.

• Llegado el día programado y disponiendo de todo lo necesario, se realizará la instalación y puesta en marcha del sistema adquirido, incluyendo las pruebas que sean necesarias. En este momento la instalación pasará a la fase de seguimiento.

4. Seguimiento.

• La fase se seguimiento será de una semana natural a partir del día de la instalación. En esta fase se realizarán en los intervalos que se estimen adecuados las comprobaciones necesarias para validar el correcto funcionamiento de la instalación realizada.

5. Finalización y soporte técnico.

• En cualquier caso, finalizada la fase de seguimiento la instalación se dará por entregada incluso si existieran incidencias por parte de los equipos integrados. La atención de estas posibles incidencias se realizará dentro del servicio de soporte técnico del sistema, de igual forma que la atención de las que pudieran surgir en el futuro.
• La entrega de la instalación supondrá la facturación del sistema adquirido.

char pmslink – Initial guide

	Spanish Guides	English Guides
char pmslink	Guía de char pmslink (Spanish)	char pmslink guide (English)

PMS systems

	Spanish Guides	English Guides
Protel	Guía Protel (Spanish)	Protel Guide (English)
Opera	Guía Opera (Spanish)	Opera Guide (English)

PBX systems

	Spanish Guides	English Guides
Grandstream UCM	Guía Grandstream (Spanish)	Grandstream Guide (English)
Yeastar P-Series	Guía Yeastar P-Series (Spanish)	Yeastar P-Series Guide (English)
Alcatel OXE	Guía Alcatel OXE (Spanish)	Alcatel OXE Guide (English) coming soon…

VERSION: 20221108

1. Description

char pmslink is an intelligent middleware that acts as a universal connector between hotel equipment and systems, integrating:

• EQUIPMENT AND DEVICES used in a hotel for internal processes or aimed directly at providing service to its customers, including local or remote communications systems (PBX), access systems to rooms and dependencies (cards and/or mobile keys), internet access systems (HOTSPOT), interactive TV systems, home automation systems, energy efficiency, and in general any equipment or device installed. 
• Management systems in general, whether developed in-house or by third parties: property management systems (PMS), CRM, databases, guest applications, incident systems, productivity, etc. 
• Specialized char systems
  • char mkey for access management from mobile terminals of various providers.
  • hmobile staff, productivity tools for internal hotel use and guest service delivery. https://www.hmobile.es/en

2. Architecture

Beyond making physical connections and transferring protocols, it brings intelligence to the connections, so that all the integrated elements can share information and perform actions with each other, but always according to the needs and functionality that each one of them requires.

Designed in a modular way, it allows the connection of an unlimited number of devices and systems (only limited by the capacity of the PCs and O.S. on which it is installed). This modularity makes it possible to treat each element in such a way that its behaviour is similar for each functionality, so that the substitution of elements is practically transparent on the general behaviour of the system.

For example, if the PBX system is replaced, the change will not affect the connected PMS or the HOUSEKEEPING system. The change would be limited to the device driver related to the new PBX. This is extensible to all other elements.

• The growth of the system already installed, adding new elements when necessary.
• The integration of new equipment and systems, facilitating the development of new integrations and, being independent elements, guaranteeing that this does not affect what already exists.
• Easily adapting to any architecture based on the location (local or remote) of the integrated elements:
  • Allowing the centralisation of different hotels with a single management SYSTEM and EQUIPMENT distributed in different locations.
  • Allowing the integration of centralised EQUIPMENT serving different hotels sharing management SYSTEMS.

3. Scope and limitations

The scope and functionality provided by the integration between EQUIPMENT and SYSTEMS through char pmslink is only subject to:

• The possibility of its realization: The different EQUIPMENT and SYSTEMS to be integrated must provide appropriate interfaces or means to do so.
• The information or performance limitations of the EQUIPMENT and SYSTEMS themselves, according to their characteristics, purpose and/or licensing.
• The licensing contracted for char pmslink itself, on the number of integrated systems and systems that require specific additional licensing.
• The technical and/or physical limits that the hardware and/or O.S. on which the software modules involved run, can support.
• The functional availability of the integrated elements according to their presence, execution and possible errors in the same.

4. Equipment and integrated systems

char pmslink contemplates integration with EQUIPMENT AND SYSTEMS:

• Which are part of the drivers and modules that make up the system, integrated and certified at the time and available as standard in any new installation, according to partial lists in:
  • https://charpmslink.com/integrations-pms-property-management-systems/
  • https://charpmslink.com/integrations-hotel-equipment-systems/
• New EQUIPMENT AND SYSTEMS:
  • Who apply on their own initiative, as a result of the requirements of a specific project or because they wish to enhance their integration capacity through char pmslink.
  • To whom char is addressed on their own initiative and/or because they are related to the interest of any of the integrated EQUIPMENT AND SYSTEMS.
• In the latter case, a way is sought for the integration to be carried out in the easiest, quickest and most attractive way for the EQUIPMENT and SYSTEMS to be integrated:
  • Adapting char and integrating under the mechanisms and protocols that the EQUIPMENT AND SYSTEM to be integrated provides as a standard means for this purpose.
  • By means of the protocols provided by CHAR as a standard integration API according to the characteristics and purpose to be obtained.
  • Emulating the protocols already used by the EQUIPMENT and SYSTEMS to be integrated.

5. Specific characteristics of pmslink services

In the case of EQUIPMENT and SYSTEMS not integrated as standard in char pmslink, the service offered already contemplates the integration of these new elements in accordance with:

Without the work of this representing an additional cost to the contracted service, and within the deadlines that CHAR deems reasonably necessary. These deadlines will be subject to the availability of the supplier of the EQUIPMENT and PMS for its development, testing and/or certification processes.

Any costs that the supplier of the EQUIPMENT and PMS may require from the CONTRACTOR in order to facilitate the integration (works, adaptations, licences, data lines, etc.) shall be provided and borne entirely by the CONTRACTOR.

The integration with the EQUIPMENT and PMS shall be adapted during the contract to the changes that may occur in them, as well as to the integration with new EQUIPMENT and/or PMS that may replace the existing ones at the time of the activation of the service. That adaptation shall be duly assessed at the time of its occurrence. 

char will coordinate with the personnel of the CONTRACTOR to carry out these connections and setting up works.

The CONTRACTOR shall facilitate the collaboration of its own personnel, or personnel contracted under its responsibility, to carry out the necessary work on the EQUIPMENT and/or PMS, checks, tests, and in general any task that is necessary to carry out on the same and which involves remote or on-site work and/or physical checks at the place of installation.

char is not responsible for the operation or maintenance of the hardware equipment or software modules of third parties that may be involved in these connections, being these under the responsibility of the CONTRACTOR, even though char will collaborate as necessary to solve any incident that may arise.

char will provide remote training to the CONTRACTOR’s personnel on the technical characteristics of the connections made, and the use, if applicable, of the software modules installed, as well as the protocol for action in the event of incidents.

The CONTRACTOR shall provide at the time of activation of the service the data necessary to process the data supplied by the EQUIPMENT and/or PMS for the configuration that may be necessary for the correct connection with the EQUIPMENT and/or PMS involved (rooms, characteristics, numbering plans, rates, etc.)

char will notify the CONTRACTOR, to the contacts and addresses specified, of all the incidences detected in the connection with the EQUIPMENT and/or PMS. 

char will collaborate in the resolution of the incidents, facilitating the report to the supplier involved and will keep the CONTRACTOR informed of its resolution, although without assuming any responsibility in the terms, forms and conditions for this, since it is under the exclusive competence and responsibility of the supplier of the EQUIPMENT and/or PMS involved

Even if these incidents were to prevent the ultimate purpose of the service contracted with char, it is understood that they are beyond char‘s control, being its only obligation to detect and report them and that the claims to which the CONTRACTOR is entitled must be made directly to the supplier of the EQUIPMENT and/or PMS as the party responsible for its own systems and processes.

VERSIÓN: 2022.11.08

1. Description

char pmslink is an intelligent middleware that allows the integration between:

• Equipment and devices used in a hotel for internal processes or aimed directly at providing service to its clients, including local or remote communications systems (PBX), room and dependency access systems (cards and/or mobile), internet access systems (HOTSPOT), interactive TV systems, home automation systems, energy efficiency systems, and in general any equipment or device installed.
  
• Management systems in general, whether developed in-house or by third parties: hotel management systems (PMS), CRM, databases, guest applications, incident systems, productivity, etc. 

This annex defines the terms and characteristics regarding the specific provision of the pmslink service, if it has been contracted, and within the general contract signed between the CONTRACTOR and char, forming part of it to all effects and purposes.

The purpose of the pmslink service is to provide the CONTRACTOR and char with the necessary works and elements to carry out the integration, according to the contracted modules, of the following services:

The system is provided as a supply of services that encompasses the elements necessary for its realisation:

• char‘s own licences and software modules, which would be necessary to install for data processing and/or connectivity between the EQUIPMENT and the PMS management systems.
• Technical work for installation, start-up, training, maintenance and in general any work directly related to the provision of the service and related to char software modules.

2. Scope and limitations of integration with EQUIPMENT and PMS

The scope and functionality of the integration with the EQUIPMENT and PMS is conditional to:

• The possibility of its realisation: The different EQUIPMENT and PMS to be integrated must provide appropriate interfaces or means for this.
• The available data and action interfaces: the integration with the EQUIPMENT and PMS will be limited only by the information and functionalities supported by them, char offers in all cases the possibility to process all the information and functionalities that the EQUIPMENT and/or PMS can offer. char is not responsible for the functionalities that are not supported by the EQUIPMENT and/or PMS, nor for the correct processing of the integrated functionalities by the EQUIPMENT and/or PMS.

There is no licensed limit on the number of EQUIPMENT and PMS possible to integrate. The only limitation on this will be the technological and/or physical limits that the hardware and/or O.S. on which the software modules involved are based can support.

Not included within the scope of integration:

• The necessary interfaces and/or physical means of connection, communications, equipment and/or hardware devices of any kind. Also excluded from the contracted service are any third-party software elements.

3. Connection between EQUIPMENT AND PMS

char will carry out the connections with the EQUIPMENT and PMS involved remotely, according to what is established in the general conditions of the service contract. The CONTRACTOR will provide the necessary collaboration from its staff.

These connections will be carried out through the local installation of the drivers and/or software modules, property of char, which could be necessary.

The licence for the use of these drivers and/or software modules will be given in deposit to the CONTRACTOR without additional charges to the contracted service and for the duration of the service.

The CONTRACTOR must provide the hardware equipment, operating systems and, in general, any licence, authorisation or third party elements that may be necessary to carry out the processes required for the provision of the contracted service.

Integration with the EQUIPMENT and PMS will be done, as appropriate, by means of:

• The mechanisms and protocols agreed between char and the different EQUIPMENT and PMS through certification, technological agreement or means used in connections usually made between them.
• Emulating the protocols of other systems supported by the EQUIPMENT and PMS.
• By means of standard protocols provided by char as integration APIs.
• By adapting char interfaces according to the specifications provided by the EQUIPMENT and PMS. 

In the case of EQUIPMENT and PMS without certified interfaces with char, char commits itself to carry out the necessary integration work without this representing an additional cost to the contracted service, and within the deadlines that char deems reasonably necessary. These deadlines will be subject to the availability of the supplier of the EQUIPMENT and PMS for its development, testing and/or certification processes.

The possible costs that the supplier of the EQUIPMENT and PMS may require from the CONTRACTOR in order to facilitate the integration (works, adaptations, licenses, data lines, etc.) will be provided and fully assumed by the CONTRACTOR.

The integration with the EQUIPMENT and PMS shall be adapted during the course of the contract to the changes that may occur in them, as well as to the integration with new EQUIPMENT and/or PMS that may replace the existing ones at the time of the activation of the service. This adaptation shall be duly assessed at the time of its occurrence. 

char will coordinate with the personnel of the CONTRACTOR to carry out these connection and commissioning works.

The CONTRACTOR must facilitate the collaboration of its own personnel, or personnel contracted under its responsibility, to carry out the necessary work on the EQUIPMENT and/or PMS, checks, tests, and in general any task that is necessary to carry out on them and that involves remote or on-site work and/or physical checks at the place of installation.

char is not responsible for the operation or maintenance of the hardware equipment or software modules of third parties that may be involved in these connections, being these under the responsibility of the CONTRACTOR, even though char will collaborate as necessary to solve any incident that may arise.

CHAR will provide remote training to the personnel of the CONTRACTOR about the technical characteristics of the connections made, and the use, if necessary, of the installed software modules, as well as the protocol of action in case of incidents.

The CONTRACTOR shall provide at the time-of-service activation the data necessary to process the data supplied by the EQUIPMENT and/or PMS for the configuration that may be necessary for the correct connection with the EQUIPMENT and/or PMS involved (rooms, characteristics, numbering plans, rates, etc.).

char will notify the CONTRACTOR, to the contacts and addresses specified, of all the incidences that are detected in the connection with the EQUIPMENT and/or PMS. 

char will collaborate in the resolution of these incidents, facilitating the report to the supplier involved and will keep the CONTRACTOR informed of their resolution, although it will not assume any responsibility in the terms, methods and conditions for this, since it is under the exclusive competence and responsibility of the supplier of the EQUIPMENT and/or PMS involved.

Even if these incidents were to prevent the ultimate purpose of the service contracted with char, it is understood that these are beyond char‘s control, being its only obligation to detect and report them and that the claims to which the CONTRACTOR is entitled should be made directly to the supplier of the EQUIPMENT and/or PMS as the party responsible for its own systems and processes.

VERSION: 2022.11.08

These GENERAL CONDITIONS OF SERVICE PROVISION detail the scope, characteristics, conditions and commitments related to the provision of services contracted from CHAR of any type, by any means and for any product, forming a binding part of the commitment acquired with its contracting.

char refers to char desarrollo de sistemas, s.l.u., with CIF ESB61839023 and addressed at Parque Empresarial Arboretum – Avda. de la Fama, 16-20, 3ª planta, Cornellá de Llobregat (08940), Barcelona, Spain represented by its Administrator.

CONTRACTOR refers to the contracting party of the service, whether or not he/she is the beneficiary of the service. This contracting party will be the person or legal entity to whom the invoices for the contracted SERVICE are issued by char. 

The SERVICE refers to the supply of any products and related services under the formula Software Subscription (software subscription), SaaS (Software as a Service) and/or maintenance services of any product supplied under the formula of transfer of licence of use.

1. Acceptance

char and the CONTRACTOR accept and are bound by all the contents of these GENERAL CONDITIONS OF SERVICE PROVISION according to the general conditions that follow:

The content of these GENERAL CONDITIONS OF SERVICE PROVISION is the basis of the agreement between char and the CONTRACTOR regarding the provision of the contracted SERVICE. These conditions are perfected by:

• The specifications, characteristics and functionalities of the product that is the object of the SERVICE in accordance with the document referred to in the accepted offer.
• The specific conditions detailed in the accepted offer itself, especially in its economic commitments, general requirements, and particular conditions.

Acceptance of the offer in the form stipulated in the same implies the contracting of the SERVICE and therefore the ACCEPTANCE of these GENERAL CONDITIONS OF SERVICE PROVISION.

2. Provision of the service

char will provide the contracted SERVICE for as long as it is in force and active according to the agreed conditions:

• By giving up the necessary and agreed elements
• Performing the necessary maintenance according to the product contracted.
• Providing the interfaces and functionalities described in its functional specifications.
• Attending, in general, to the consultations and incidents detected and reported by the CONTRACTOR related to the contracted services.

3. Maintenance and technical support

In order to report incidents, the CONTRACTOR can contact char‘s technical support centre at the following address: https://www.charpmslink.com/helpdesk

Under standard conditions, from Monday to Friday, from 9:00 to 18:00 GMT+1, except holidays, at the support centre located in Barcelona, Spain.

At char‘s discretion, telephone communications may be made in those cases in which they are considered necessary to speed up the attention and resolution of queries or incidents.

The CONTRACTOR may at any time report to CHAR the queries or incidents detected on its own account in the SERVICE provided, char assuming the obligation to solve them, in case they are within the competence of its processes with the greatest diligence and in the shortest possible time, or simply evaluate them in case they are within the competence of third parties and in order to be reported by the CONTRACTOR to them, char not assuming in this case any responsibility for them or affecting the acquired commitments.

3.1. Maintenance of processes on centralized char servers

If the provision of the SERVICE involves processing on centralised servers under the control and supervision of char, these will be permanently monitored in order to detect and correct incidents even before their users may be affected.

In the case of incidents detected directly by char, these will be solved directly by char without any involvement of the CONTRACTOR. 

In the case that char considers these incidents to be relevant, they will be communicated to the CONTRACTOR in order to notify its existence and resolution.

3.2. Maintenance of processes on contractor’s premises

The attention of incidences in SERVICES in which processes are executed in equipment that are not located in char‘s premises and/or under char‘s supervision, will be carried out remotely through a data line provided by the CONTRACTOR. Any type of on-site work outside char‘s facilities is excluded from the contracted SERVICE.

The necessary tools for the establishment of remote connections to the equipment involved will be provided by char as long as they do not present specific requirements, of security, connection or any other, demanded in a particular way by the CONTRACTOR. In the latter case, the CONTRACTOR will have to provide char with the necessary tools and permissions, free of charge and without any cost for char. 

These connections may be unattended, i.e. with the possibility of being carried out without the intervention of the CONTRACTOR, or, on the contrary, with the acceptance of the CONTRACTOR in each case. In any case, the CONTRACTOR shall decide on the limitations of this connection.

In the event that the CONTRACTOR, for security reasons or any other, does not allow these remote maintenance connections, the CONTRACTOR assumes full responsibility for carrying out the necessary work with its own resources, supported by telephone or e-mail communication with char‘s technical support centre. In this case, char does not assume any responsibility for the resolution of the incidents that arise, and it is understood that the CONTRACTOR assumes this responsibility with his decision, without this affecting the contracted service, even if for this reason it is not possible to provide it in its entirety.

In the case of incidents detected directly by char and in the case of unassisted connection to the affected systems, these will be solved directly by char without any involvement on the part of the CONTRACTOR. 

In the case that, according to char‘s criteria, these incidences were relevant, they will be communicated to the CONTRACTOR in order to notify its existence and resolution.

4. Commencement, duration, suspension and termination of service

The start of the contracted SERVICE will commence upon ACCEPTANCE of the SERVICE.

This will mean the start of the coordination and previous works necessary for the start-up of the SERVICE, understanding that these works are part of the SERVICE itself. 

In the case that 60 calendar days after the ACCEPTANCE of the ACCEPTANCE it has not been possible to start the start-up of the SERVICE and this is attributable to causes beyond char‘s control, char reserves the right to SUSPEND the SERVICE in the terms stipulated for this situation.

Once the initially contracted period has elapsed, the contract will be considered automatically renewed for periods of similar duration unless either party gives notice to the other party in a reliable manner of its desire not to renew the contract at least 30 calendar days in advance.

4.1. Suspension

At any time, the CONTRACTOR may suspend the provision of the SERVICE and therefore the payment of the agreed fees. In order to do so, it will be sufficient to notify char at any time of this wish. The suspension will be effective 24 hours after the reception of the notification.

The suspension of the service will not imply the immediate refund of any fees paid in advance by the CONTRACTOR that affect the period of suspension. The compensation of these will be made on the instalments that may be invoiced once the service is reactivated. If the service is cancelled for any reason during the period of suspension, no compensation will be made in any way for any fees paid in advance.

After one calendar year has elapsed since the beginning of the suspension without the service being reactivated, char reserves the right to cancel the contracted SERVICE. 

The SERVICE will be considered automatically suspended in the terms defined in the case that the public administrations prevent by law the activity for which the contracted SERVICE is intended and for the period of time during which the SERVICE is prevented from being provided.

The reactivation of the service will occur when the CONTRACTOR communicates this circumstance or when the prohibitions to provide the service disappear. In the case of reactivation by the CONTRACTOR, the SERVICE may not be suspended again for a minimum period of time similar to that covered by any fees paid in advance.

4.2. Cancelation

The SERVICE may be cancelled in advance for any of the following reasons:

• By mutual express agreement of the parties.
• By serious or manifest breach of its clauses.
• Due to the supervening impossibility, legal or material, of fulfilling its objectives.
• On the part of char, due to non-payment of the SERVICE fees by the CONTRACTOR in accordance with the conditions of INVOICING AND PAYMENT OF THE SERVICE. 
• By cancellation by the CONTRACTOR. The CONTRACTOR can cancel the SERVICE in advance, at any time during its validity, by giving char at least 30 calendar days prior notice. If this happens during the first year of the ACCEPTANCE of the service and as long as a fee for the installation and commissioning has not been agreed, the CONTRACTOR will have to pay char 30% of the agreed annual amount as compensation and in order to cover the installation costs, independently of the fees paid up to that moment. In this circumstance, char will pay the invoice issued and will proceed to invoice, with the date of the notification, the period consumed from the beginning up to 30 calendar days from the date of notification, calculated proportionally to the annual fee, and the compensation of 30% of the annual amount of the service for this concept.
• If one calendar year has elapsed since the CONTRACTOR’s request for reactivation of the SERVICE without reactivation of the SERVICE.
• For any other cause contemplated by current legislation.

On termination of the contract, whatever the cause, the following shall apply:

• char will stop providing the contracted service, deactivating the contracted modules and/or the connection to the char servers.
• If the cancellation of the service is motivated by the CONTRACTOR’s will, causes beyond char‘s control or force majeure, CHAR will NOT refund possible SERVICE fees paid by the CONTRACTOR in advance, these being assumed as compensation to CHAR for the early cancellation of the SERVICE.
• The CONTRACTOR must return to char the user licenses that may have been supplied as a deposit for the drivers and/or modules installed locally by char for the realisation of the service. For this purpose, it will allow char access to the equipment where they are installed in order to proceed to their uninstallation.
• Both parties will be released from the commitments and obligations assumed with the exception of what could affect confidentiality and data protection clauses, which will remain in force for an indefinite period of time.

5. Billing and payment of the service

In the case of SERVICES contracted for fixed fees, the corresponding amounts will be invoiced at the time of STARTING the service, in accordance with the provisions of point 4 of these conditions.

In this case, invoicing will be done in advance and according to the agreed frequency, amounts and payment terms.

In the event that the SERVICE fee is variable according to factors agreed in the offer, it will be charged in accordance with the terms of the offer.

The contracted SERVICE fees will not change within the initial contracted period.

At the end of this period and for automatic renewals, the SERVICE fee may be increased by the percentage that may correspond to the increase in the Consumer Price Index (CPI) published by the Spanish National Institute of Statistics or any other body that may officially replace it in the future, corresponding to the last annual period and provided that it reflects a positive percentage.

5.1. Service extension and reduction

The CONTRACTOR may request, at any time, the extension or reduction of the SERVICE based on its contracting base or elements that are part of it.

To do so, it will be sufficient for the CONTRACTOR to communicate this to char‘s commercial contacts, indicating the details of the requested extension or reduction. This communication will become part of the SERVICE agreement.

In case of extension

char will activate the requested SERVICE extension and will issue the corresponding invoice.

The invoiced period will correspond to the proportional part between the moment of the extension and the expiry of the next invoicing period, so that the next invoice will include the entire contracted service.

In case of reduction

char will deduct from the next SERVICE invoice the amounts not consumed in accordance with the reduction made. In this situation, the SERVICE will not be cancelled without the total compensation of the possible outstanding fees to be refunded, and if so, the CONTRACTOR assumes that these possible outstanding amounts will NOT be compensated.

5.2. Non-payment

It is considered NON-PAYMENT:

• Failure to pay any of the invoices issued by char in relation to the contracted SERVICE within a period of one calendar month from the due date agreed for each invoice.
• In the case of variable service fees based on factors agreed in the offer, in addition to the above, the lack of confirmation of the data provided by char and/or the failure of the CONTRACTOR to send the data within a period of one calendar month from the date of sending the data agreed in each case will be considered as non-payment.

In case of non-payment, char will DEACTIVATE the contracted SERVICE by deactivating it during the period in which this situation is maintained, without this implying the application of the conditions of SUSPENSION contemplated, nor any type of compensation for the period in which the service is not provided for this reason, being expressly assumed by the CONTRACTOR as economic compensation to char for the non-fulfilment of its obligations.

In case the contracted period ends in this situation, the SERVICE will be CANCELLED. This will in no way affect the obligation of the CONTRACTOR to assume the payment of the outstanding amounts that exist at the time of termination. 

In any case, both in the DEACTIVATION and in the CANCELLATION of the SERVICE, char will not be obliged to expressly notify the CONTRACTOR of these circumstances in order for them to be applicable.

6. Subrogation

char and the CONTRACTOR, while the SERVICE remains active, may freely subrogate the entire agreement signed for the contracting of the SERVICE, as stated herein and as stipulated in the binding offer.

This subrogation will be formalised by means of the appropriate communication, which will become part of the acquired commitment, and will be effective from the moment of its communication.

7. Confidenciality

char and the CONTRACTOR are obliged to treat confidentially all information provided or obtained in the provision of the SERVICE and are obliged not to disclose it during or after the term of the SERVICE and to subject it to the same security measures that they are obliged to apply to the confidential information of other suppliers and clients. 

This obligation also applies to all employees and/or collaborators of both parties who know or may have access to such confidential information. Confidential information is understood to be all information that is exchanged or comes to the knowledge of the parties in written or verbal form, that is marked as such by either party, or that is not in the public domain or is not usually disclosed publicly.

These obligations shall be effective for an indefinite period of time beyond the end of the contracted service and the contract itself.

8. Authorizations

char and the CONTRACTOR mutually authorise each other to publicly disclose the existence of this contract, this being limited to the mere existence of this contract and the details of its content remaining confidential.

Likewise, the CONTRACTOR expressly authorises char in relation to the contracted services to:

• Request from the suppliers of devices, equipment and third-party systems that may be involved in the SERVICE and receive on their behalf the documents and data necessary for the provision of the SERVICE.
• Report on its behalf to the suppliers of the devices, equipment and management systems involved, the possible incidents detected in relation to the provision of the SERVICE.

9. Limitation of liability

char undertakes to provide the SERVICE in an appropriate manner and with all reasonable care possible according to the current state of the art. The CONTRACTOR acknowledges that char cannot guarantee the resolution of all incidents that are or may be transmitted to it, nor that they will be resolved within a predetermined period of time. 

char does NOT guarantee the suitability of the SERVICE for any particular purpose, and therefore char is not liable to the CONTRACTOR, user or any person or entity using the SERVICE for any economic, labour, or legal damage allegedly caused by the use or non-use of the SERVICE. 

char shall not be liable for any failure to perform its obligations, as defined for the provision of the SERVICE, if the performance of such obligations has been prevented, interfered with, or delayed by circumstances reasonably beyond its control. Such circumstances include, for example, the inability of the CONTRACTOR or char‘s technical staff to access the Technical Support Service due to acts of force majeure such as general communications failures or power failures.

10. Data protection

In accordance with the provisions of REGULATION (EU) 2016/679 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL of 27 April 2016 (General Data Protection Regulation), we inform you about the possibility to consult char‘s privacy policy at https://charpmslink.com/privacy-policy/ 

All personal data related to the CONTRACTOR, provided by any means, for the performance of the SERVICE, will be included in an automated Client File who’s responsible is char desarrollo de sistemas, s.l.u., with address at Parque Empresarial Arboretum – Avda. de la Fama, 16-20, 3ª planta, Cornellá de Llobregat (08940), Barcelona, Spain, and will be treated with the utmost confidentiality and with the sole purpose of facilitating the development of the present service contract.The CONTRACTING PARTY is fully aware that in order to carry out the contracted SERVICE it may be necessary for char to receive from its systems and process data related to its activity, personnel, clients and/or any other data that may be necessary. For this reason, it expressly authorises char for this reception and processing in accordance with the provisions of:

https://charpmslink.com/documents/20221108-rgpd-data-processor-treatment

10.1. Jurisdiction

The parties undertake to resolve any disagreement that may arise in relation to this contract amicably.

In the event that this should prove impossible, and it should be necessary to resort to ordinary jurisdiction, the parties expressly waive their own jurisdiction and submit to the jurisdiction of the Courts and Tribunals of the city of Barcelona.

11. Annex

11.1. Service description.

This annex defines the particular terms and characteristics regarding the specific provision of the pmslink service, provided that it has been contracted, and within the general contract signed between the CONTRACTOR and char, forming part of it to all effects and purposes.

The purpose of the pmslink service is to provide the CONTRACTOR and CHAR with the work and elements necessary to carry out the integration, according to the contracted modules, of:

• Different equipment and devices: Communications systems (local or remote PBX), internet access systems (HOTSPOT), interactive TV systems, home automation systems, and in general any equipment or device installed in the hotel. These equipment and devices will be generally referred to as “EQUIPMENT”.
• With the CONTRACTOR’s management systems, whether developed in-house or by third parties: hotel management systems, CRM, databases, guest applications, incident systems, productivity, etc., generally referred to as “PMS” and, within the pmslink service, especially with the tools and systems provided.

The system is provided as a supply of services that encompasses the elements necessary for its realisation:

• char‘s own licences and software modules, which would be necessary to install for the exploitation of data and/or connectivity between the EQUIPMENT and the PMS management systems.
• The technical work for the installation, commissioning, training, maintenance and in general any work directly related to the provision of the service and related to char‘s software modules.

11.2. Scope and limitations of integration with EQUIPMENT and PMS.

The scope and functionality of the integration with the EQUIPMENT and PMS is subject to:

• The possibility of its realisation: The various EQUIPMENT and PMS to be integrated must provide appropriate interfaces or means to do so.
• The available data and action interfaces: the integration with the EQUIPMENT and PMS will be limited only by the information and functionalities supported by them, char offers in all cases the possibility to process all those that the EQUIPMENT and/or PMS can offer. char is not responsible for the functionalities not supported by the EQUIPMENT and/or PMS nor for the correct processing of the integrated functionalities by the EQUIPMENT and/or PMS.

There is no licensed limit on the number of EQUIPMENT and PMS possible to integrate. The only limitation on this will be the technological and/or physical limits that the hardware and/or O.S. on which the software modules involved are based, can support.

The following are not included within the scope of the integration:

• The necessary interfaces and/or physical means of connection, communications, equipment and/or hardware devices of any kind. Also excluded from the contracted service are any third-party software elements.

11.3. Connection with EQUIPMENT AND PMS.

char will carry out the connections with the EQUIPMENT and PMS involved remotely, according to what is established in the general conditions of the service contract. The CONTRACTOR will provide the necessary collaboration from its personnel.

These connections will be carried out through the local installation of the drivers and/or software modules, property of char, which could be necessary.

The licence for the use of these drivers and/or software modules will be given in deposit to the CONTRACTOR without additional charges to the contracted service and for the duration of the service.

The CONTRACTOR must provide the hardware equipment, operating systems and, in general, any licence, authorisation or third-party elements that may be necessary to carry out the processes required for the provision of the contracted service.

Integration with the EQUIPMENT and PMS shall be done, as appropriate, by means of:

• The mechanisms and protocols agreed between char and the different EQUIPMENT and PMS through certification, technological agreement or means used in connections usually made between them.
• Emulating the protocols of other systems supported by the EQUIPMENT and PMS.
• By means of standard protocols provided by char as integration APIs.
• By adapting char interfaces according to the specifications provided by the EQUIPMENT and PMS.  

In the case of EQUIPMENT and PMS without certified interfaces with char, char commits itself to carry out the necessary integration work without this representing an additional cost to the contracted service, and within the deadlines that char deems reasonably necessary. These deadlines will be subject to the availability of the supplier of the EQUIPMENT and PMS for its development, testing and/or certification processes.

The possible costs that the supplier of the EQUIPMENT and PMS may require from the CONTRACTOR in order to facilitate the integration (works, adaptations, licenses, data lines, etc.) will be provided and fully assumed by the CONTRACTOR.

The integration with the EQUIPMENT and PMS shall be adapted during the course of the contract to the changes that may occur in them, as well as to the integration with new EQUIPMENT and/or PMS that may replace the existing ones at the time of the activation of the service. This adaptation will be duly assessed at the time of its occurrence. 

char will coordinate with the personnel of the CONTRACTOR to carry out these connection and start-up works.

The CONTRACTOR must facilitate the collaboration of its own personnel, or personnel contracted under its responsibility, to carry out the necessary work on the EQUIPMENT and/or PMS, checks, tests, and in general any task that is necessary to carry out on them and that implies remote or on-site work and/or physical checks at the place of installation.

char is not responsible for the operation or maintenance of the hardware equipment or software modules of third parties that may be involved in these connections, being these under the responsibility of the CONTRACTOR, even though char will collaborate as necessary to solve any incident that may arise.

char will provide remote training to the personnel of the CONTRACTOR about the technical characteristics of the connections made, and the use, if necessary, of the installed software modules, as well as the protocol of action in case of incidents.

The CONTRACTOR will provide at the moment of the activation of the service the necessary data to process the data provided by the EQUIPMENT and/or PMS for the configuration that could be necessary for the correct connection with the EQUIPMENT and/or PMS involved (rooms, characteristics, numbering plans, rates, etc.).

char will notify the CONTRACTOR, to the contacts and addresses that are specified, of all the incidences that are detected in the connection with the EQUIPMENT and/or PMS. 

char will collaborate in the resolution of these incidents, facilitating the report to the supplier involved and will keep the CONTRACTOR informed of their resolution, although it will not assume any responsibility in the terms, forms and conditions for this, since it is under the exclusive competence and responsibility of the supplier of the EQUIPMENT and/or PMS involved.

Even if these incidents were to prevent the ultimate purpose of the service contracted with char, it is understood that these are beyond char‘s control, being its only obligation to detect and report them and that the claims to which the CONTRACTOR is entitled should be made directly to the supplier of the EQUIPMENT and/or PMS as the party responsible for its own systems and processes.

VERSION: 20221108

1. Purpose of the data processor

This DATA PROCESSOR AGREEMENT details the scope, characteristics, conditions and commitments related to the treatment of the information provided for the provision of services contracted from char of any kind, by any means and for any product, forming a binding part of the commitment acquired with its contracting.

char refers to char desarrollo de sistemas, s.l.u., with CIF ESB61839023 and address at Parque Empresarial Arboretum – Avda. de la Fama, 16-20, 3ª planta, Cornellá de Llobregat (08940), Barcelona, Spain, represented by its Administrator.

CONTRACTOR refers to the person contracting the service, whether or not he/she is the beneficiary of the service. This contracting party will be the person or legal entity to whom the invoices for the contracted SERVICE are issued by char and is responsible for the contents of this agreement. 

The SERVICE refers to the supply of any related products and services under the formula Software Subscription (Software Subscription), SaaS (Software as a Service) and/or maintenance services of any product supplied under the formula of transfer of licence of use.

By contracting the SERVICE, the CONTRACTOR, in its capacity as DATA CONTROLLER, authorises char as DATA PROCESSOR to process the information that may be provided, including personal data necessary to provide the SERVICE, for which both parties expressly accept this agreement and all its contents.

2. Identification of the information concerned

For the execution of the services derived from the fulfillment of the object of this data processor, the CONTRACTOR as the DATA CONTROLLER PERSON provides char with the information necessary for the execution of the contracted SERVICE.

3. Duration

This agreement shall remain in force as long as the related SERVICE is active in accordance with the conditions established for its performance.

Upon termination of the SERVICE, and therefore of this agreement, char must destroy and delete any copies of the CONTRACTOR’s data that it may have in its possession and custody. The CONTRACTOR may request the return of this data prior to its destruction by expressly requesting it at least 30 calendar days before the end of the SERVICE. This return would be carried out in the digital format in which they are stored, even if they are the property of char, without char being obliged to provide the necessary tools for their reading and interpretation. However, char will be able to keep the data blocked in order to attend possible administrative or jurisdictional responsibilities.

4. Obligations of CHAR as DATA PROCESSOR

4.1. char and all its staff are obliged to:

• Use the personal data being processed, or those collected for inclusion, only for what is strictly necessary for the performance of the contracted SERVICE. Under no circumstances may it use the data for its own purposes.
• Process the data in accordance with the CONTRACTOR’s instructions.
• To keep, in writing, a record of all categories of processing activities carried out on behalf of the controller, which contains:
  • The name and contact details of the data processor(s) and of each controller on whose behalf the data processor is acting and, where applicable, of the representative of the controller or of the data processor and of the data protection officer. 
  • The categories of processing operations carried out on behalf of the controller.
  • A general description of the appropriate technical and organisational security measures in place. 
• Not to communicate the data to third parties, except to:
  • Third parties that need to be contracted to properly perform the contracted service, assuming the responsibility that the subcontracted third party complies with current legislation on data protection and with the required technical and organisational security measures.
  • Third parties that are involved in the contracted SERVICE and that the CONTRACTOR requires their participation for its provision, either by express indication or simply because they are related to the purpose of the SERVICE.
  • To maintain the duty of secrecy with respect to personal data to which it has access by virtue of this assignment, even after the end of the contract.
• Ensure that the persons authorised to process personal data undertake, expressly and in writing, to respect confidentiality and to comply with the corresponding security measures, of which they must be duly informed. 
• Keep at the disposal of the data controller the documentation accrediting compliance with the obligation established in the previous section.
• Guarantee the necessary training in personal data protection for the persons authorised to process personal data.
• When people could exercise their rights of access, rectification, suppression and opposition, limitation of data processing and data portability before CHAR, the latter must inform the CONTRACTOR in a reliable way. The communication must be made immediately and in no case later than the working day following the day of receipt of the request, together, if necessary, with other information that may be relevant to resolve the request.
• Make available to the CONTRACTOR all information necessary to demonstrate compliance with its obligations, as well as for audits or inspections carried out by the CONTRACTOR or any other auditor authorised by the CONTRACTOR.
• Implement the necessary technical and organisational security measures to ensure the permanent confidentiality, integrity, availability and resilience of the processing systems and services.

4.2. Notification of data security breaches:

char will notify the CONTRACTOR, without undue delay and in an irrefutable manner, of the security breaches in the access to the personal data under its responsibility of which it becomes aware, together with all the relevant information for the documentation and communication of the incident. 

As a minimum, the following shall be provided:

• Description of the nature of the personal data breach, including, where possible, the categories and approximate number of data subjects affected, and the categories and approximate number of personal data records affected.
• Contact details of the contact person for further information.
• Description of the possible consequences of the personal data breach. Description of the measures taken or proposed to be taken to remedy the personal data breach, including, where appropriate, measures taken to mitigate the possible negative effects.

If and to the extent that it is not possible to provide the information simultaneously, the information shall be provided gradually without undue delay.

char shall, at the request of the data controller, communicate data security breaches to data subjects as soon as possible, if this is possible and where the breach is likely to result in a high risk to the rights and freedoms of natural persons.

The communication must be made in clear and simple language and must include the elements indicated in each case by the data controller, as a minimum:

• The nature of the data breach.
• Details of the contact point of the controller or data processor where further information can be obtained.
• Describe the possible consequences of the personal data breach. Describe the measures taken or proposed by the data processor to remedy the personal data breach, including, where appropriate, measures taken to mitigate possible negative effects.

5. Obligations of the CONTRACTOR as DATA PROCESSOR

• To provide char with the data necessary for it to provide the SERVICE.
• To ensure, before and during the entire processing, that char complies with the GDPR.
• To supervise the processing.

The contracted service will be provided by char, under demand of the char’s reseller technical staff or, if it is the case, by the end user, through its Technical Department, accessible via our website https://charpmslink.com/helpdesk/ in working days at Barcelona, Spain, from Monday to Friday from 9:00 am to 6:00 pm (GMT+1).

1. Summary of benefits

• Remote technical support with unlimited number of activities for technical issues and questions.
• Free reinstallation of the product, only with CHARWIN folder backup. 1 per year.
• Re-configuration of connections, etc. 1 per year.
• Free of charge upgrade of versions and revisions of the product purchased, including
  remote actions.
• Free replacement of USB dongle license, for those cases where the license of the product
  is not a Virtual License.
• Remote connection to perform a general check of the application, by request.
• Remote revision of the installation after it is finished.

2. Unlimited remote assistance

char technicians will provide a remote service assistance with no limit on the number of interventions and their duration for the solution of problems, incidents or concerns related solely to the char products included in this contract, in the best possible answer time within the standards of the industry. In general, char will try to give remote support at the same time that the request is made to solve the incident reported or will notify a specific period of resolution, within 24 business hours from the notification of the problem.

The technical assistance will be provided through telephone, skype, e-mail and/or remote access to user PC via Internet. char will determine in each case the appropriate assistance connection type according to the characteristics of the incidence reported.

Remote access through Internet: char technicians will be able to access remotely to user PC, with the prior consent of the contractor, where the applications are installed based on the problem reported. The contractor shall be obligated to meet the following requirements:

• The PC or Server where the char application is installed must have Internet access and web browser.
• The remote connection to be made by char must be expressly authorized by the user as the owner
  of the application where it is installed.
• The contractor must have backups of the configuration and data contained in the PC that is accessed,
  prior to the remote connection done by char.

char cannot be considered responsible for solving problems if the remote access is not allowed by the contractor or end user in case that char considers that the remote connection is essential to solve the issue.

3. Preventive maintenance

The contractor may request to char a remote revision of the application installed included in this contract up to one per year. To do it, the contractor must notify this requirement to char Technical Department via https://charpmslink.com/helpdesk/ to schedule the remote intervention. It will be done through remote access via Internet within the five working days of the request.

4. Reinstallations

The contractor may request to char the reinstallation of the products included in this contract, always with the existence of a previous backup of the installed product, to a maximum of one per year. To do it, the contractor shall notify to char Technical Department via https://charpmslink.com/helpdesk/ to schedule the remote intervention. It will be done through remote access via Internet within the five working days of the request, if the contractor may guarantee their availability and as a requirement to make the service:

• In cases for third-party equipment, all the necessary elements, correctly installed, configured and in optimum performance according to their features and specifications. This applies to any equipment, supplies, computer elements, systems, hardware, wiring and connections, drivers or third-party applications, licensing, etc.
• The technical collaboration of the contractor and/or third parties involved in the equipment where the reinstallation will be done.
• Availability, collaboration, and physical presence of contractor technical staff (or IT staff) to perform the physical actions that are required in the location of the equipment where the installation is done.
• Data and accurate information about the configuration and results to be obtained

5. Replacement of hardware license device

In case of loss, breakage or failure of the hardware license protection (USB dongle) required for the correct performance of the products included in this contract, char will replace the hardware protection free of charge, when it is required by the contractor via https://charpmslink.com/helpdesk/.

The new license will be, in all cases, a Virtual License.

This replacement will be carried out in the shortest possible time, always within the five working days after the request is received.

In case of loss of the hardware license protection, the end user of the application must perform a written waiver of rights to use of the license lost.

In case of breakage or damage, the contractor agrees to send the physical hardware protection to char offices in a maximum of thirty days after the replacement is done, assuming the full shipping costs.

6. Software updates

char will provide to the contractor, at his request, access to new versions or revisions of the products included in this contract. These updates will be provided free of charge by the physical or electronic way that char considers appropriate.

char will assume, at contractor request, the installation or implementation of these new versions, understanding this installation as an upgrade of the products already installed, in the same terms and conditions as it is specified in the coverage of “Reinstallation” of this contract.

7. Coverage and benefits not included

It is specifically excluded the technical support for those products or licenses not included in this contract. The following coverages are also excluded:

Data recovery from char software applications lost by any cause, not saved in backups correctly made by the contractor or end user to be restored remotely.

• The supply or replacement of products, licenses or hardware protections that are not held by the user and/or the contractor for any reason, prior to the signed of this contract or after its completion.
• Carrying out tasks associated with the end user regarding the maintenance, use and exploitation of the products included in this contract.
• Any on-site action or technical intervention and tasks to be done after the specified hours.
• Creation of new telephone operator and/or customizing rates based on data supplied by the end user of new operators not included in the application.
• Reinstallation of the product without a backup of the “C:\Charwin” folder.
• Reinstallation / reconfiguration of the system when the integrated systems/equipment (PMS, PBX, Hotspot, IPTV, etc) have been replaced and a reinstallation or reconfiguration of the system from scratch is required.

8. Limitation of liability

char undertakes to perform its services properly and with all the reasonably care as it is possible. The contractor admits that char cannot guarantee the resolution of all incidents that are transmitted by the end user or solved within a specified period. This contract does not guarantee the suitability of the products or services from char to obtain certain particular purposes, so char is not responsible in any case against the contractor, user or any person or entity that use such products or services of any financial loss, legal or work damage caused by the use or not use of the application. char will not be responsible about the break of its obligations defined in this contract if the performance of such obligations is prohibited, interfered or delayed by any circumstance that is out of reasonable control. Such circumstances include, for example, the impossibility to access to the Technical Service by the end user or the char technical staff by acts of force majeure as a general communications failure or power failure.

9. Contract termination

This contract begins and ends according to the dates specified without any commitment or obligation to be renewed by any party.

In this way, neither party is obliged to notify their expiration, considering this contract completely extinguished, for all purposes, at the agreed end date.

In case of new contract is needed on the same products and services, this request must be done explicit in the form of a new contract where char does not guarantee in any case the application of similar conditions to this contract, economic rights and obligations, understanding that, in any case, it is a completely independent new contract.

10. Contract suspension

Non-payment by the contractor of any of the invoices sent by char about this contract will result in an immediate suspension of this contract until the situation is resolved.

During the suspension period, char will not make any contracted services and it will not take any extension time period based on the time of suspension, being taken and considered explicitly by the contractor as compensation to char for breach of its obligations.

In case the contract period is finished in this situation, the contract will be considered as expired without any obligation by char to notify this situation to the contractor. This will not affect in any way the obligation by the contractor to pay the existing pending amounts at the end of the contract.

11. Confidentiality

char undertakes to maintain a strict confidentiality on all confidential information that contractor may have on his own and become known by char for the realization of the services contracted. char is also committed to taking all necessary measures to prevent disclosure of such confidential information to the public or persons not authorized by the contractor. char will act to protect the confidential contractor information, at least with the same reserve and caution it would take to protect their own confidential information and shall not use or provide to third parties confidential contractor information that may know.

12. Data protection policy

In accordance with the provisions of REGULATION (EU) 2016/679 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL of 27 April 2016 (General Data Protection Regulation), we inform you that you can consult our data protection policy at the following link: https://charpmslink.com/privacy-policy/ All personal data provided by any means, for the performance of this contract or those that are provided in the course of the contractual relationship, will be included in an automated customer file whose responsible is char desarrollo de sistemas, s.l.u., with address at Parque Empresarial Arboretum – Avda. de la Fama, 16-20, 3ª planta, Cornellá de Llobregat (08940), Barcelona, Spain, and will be treated with the utmost confidentiality and with the sole purpose of facilitating the development of this service contract.

13. Arbitration

In order to resolve any dispute arising out of this contract, the parties expressly submit to use the Arbitration Court of Barcelona, the Catalan Arbitration Association, who will be liable to appointed one or more arbitrators and will rule the arbitration, therefore forcing to fulfill with the arbitral decision. In the event that the arbitration where impossible, and should go to an ordinary court, the parties expressly waive their own jurisdiction and submit to the jurisdiction of the courts of the city of Barcelona.

This document is a template. Where necessary, this agreement will be made available for signature.

1. Introduction

This TECHNOLOGY PARTNERSHIP AGREEMENT effective as of this date between  <FULL COMPANY NAME> (“<COMPANY COMMERCIAL NAME>”) (called “PARTNER” in this agreement) located at <ADDRESS> and CHAR DESARROLLO DE SISTEMAS SLU (“CHAR”), located in Parque Empresarial Arboretum – Avda. de la Fama, 16-20, 3ª planta, Cornellá de Llobregat (08940), Barcelona, Spain and represented by Guillermo Trepat, as Assistant Manager.

In this agreement, both parties establish working terms and conditions with the common objective of ensuring and enhancing the compatibility and integration between the products that are developed and/or marketed by the PARTNER and CHAR.

2. Spirit of the agreement

CHAR designs, develops and markets computer software applications for the integration between the involved systems. This integration is provided through char pmslink software.

Both companies are interested in their business proposal and policy strategy that their products have the maximum possible degree of integration, for final users to benefit with an additional added value originated by the integrations made between both companies.

For this reason, both companies wish to formalize this agreement to facilitate the collaboration between their technical support, mutually reinforcing market strategies and promoting development and marketing of their products.

3. Scope of the agreement

This technology collaboration agreement is based on sharing knowledge and providing help and technical support between PARTNER and CHAR/HMOBILE mutually, all aimed to achieve the best compatibility and functionality between the products developed or marketed by both companies and respecting the rights of both companies to exercise their business activities respectively in total, fair and free competition.

4. Compromises between the parties

CHAR commits to PARTNER to maintain in their policy of product development a permanent adaptation to the characteristics and technical requirements of the systems marketed by PARTNER that require an integrated software solution that benefits their products in their user’s implementation:

• Implementing in CHAR developments, the maximum possible level of integration with the products sold by PARTNER both now and in the future.
• Providing advance technical support for testing and evaluations related to the integration and compatibility of the product of both companies, including the sending of temporary and free limited use license of CHAR products.
• CHAR will include, where appropriate, in their adaptations of their standard developments, particular, generic or specific features, recommended by PARTNER to optimize the integration and compatibility of the respective products.
•  Valuing a priority of development, if any, of new products that constitute a specific added value to the current products of PARTNER.

On the other hand, PARTNER commits to CHAR to give the appropriate advance technical support to facilitate the development of the best options for the integration between the products marketed by CHAR and PARTNER:

• Enabling access to specialist technicians in PARTNER to receive support on specific aspects of the functionality of the PARTNER products that are relevant or essentials to improve the degree of compatibility between the respective products.
• Providing access to CHAR specialist technicians, under conditions of secrecy, confidentiality and use restrictions that may be used by PARTNER to the relevant technical documentation to optimize the performance of the solutions in its integration with CHAR and PARTNER products.
• Giving CHAR a free and temporal license of the products sold by PARTNER that both companies may consider necessary to make technical tests for the purpose of this agreement.

Both companies are authorizing each other to use the terms of this agreement for commercial and marketing purposes and to reproduce the distinctive intellectual property signs always mentioning the ownership rights for them.

CHAR ensures PARTNER that all developments are carried out and placed as a result of this agreement does not infringe any industrial property right, intellectual property Rights or Business secrets of others.

Intellectual authorship of the software products developed by CHAR, and also all the technical documentation and communication relating to their products that CHAR deliver to their customers is protected by copyright laws and international treaties on Copyright and other laws and treaties on intellectual property.

5. Confidentiality

Both companies agree to treat confidentially all the information provided or obtained in the execution of this Agreement, shall not disclose during, or after the duration of this Agreement and submitting it to the same security measures that are used with confidential information from other suppliers and customers. This requirement applies equally to any employee or person, of both companies, that may have access to this confidential information.

It is understood as confidential information the information that is exchanged in writing or verbal terms, also all information identified as confidential or if it is not identified, all information that it is not generally known or not publicly available. 

6. Duration

This partnership Agreement starts on the date indicated in the heading of this document and has a validity of one year that it will be automatically extended by successive annuities.

The cancellation of this agreement may be requested at any time by any of both companies, using a formal notification to such purpose, where the content of this document will no longer be applicable except for the confidential terms that will continue active indefinitely.

7. Data protection policy

In accordance with the provisions of REGULATION (EU) 2016/679 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL of April 27, of Protection of Personal Data (LOPD), we inform you that you are able to know our Data protection Policy in the following link: https://charpmslink.com/privacy-policy/

VERSIÓN: 20221108

1. Objeto del encargo del tratamiento

Este ACUERDO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO detallan el alcance, características, condiciones y compromisos relacionadas con el tratamiento de la información facilitada para la prestación de servicios contratados a char de cualquier tipo, por cualquier medio y para cualquier producto, formando esta parte vinculante del compromiso adquirido con su contratación.

char hace referencia a char desarrollo de sistemas, s.l.u., con CIF ESB61839023 y domicilio en Parque Empresarial Arboretum – Avda. de la Fama, 16-20, 3ª planta, Cornellá de Llobregat (08940), Barcelona, representada por su Administrador.

CONTRATANTE hace referencia al contratante del servicio, sea o no beneficiario del mismo. Este contratante será la persona o entidad jurídica a la que se emiten por parte de CHAR las facturas del SERVICIO contratado y se hace responsable de lo contenido en este acuerdo. 

El SERVICIO hacer referencia al suministro de cualesquiera productos y servicios relacionados bajo la fórmula Software Subscription (Suscripción de uso de software), SaaS (Software as a Service) y/o a servicios de mantenimiento de cualquier producto suministrado en la fórmula de cesión de licencia de uso.

La contratación del SERVICIO supone que el CONTRATANTE en calidad de RESPONSABLE DE TRATAMIENTO habilita a CHAR como ENCARGADO DE TRATAMIENTO para tratar la información que se le pueda suministrar, incluyendo los datos de carácter personal necesarios para prestar el SERVICIO, para lo cual ambas partes aceptan expresamente este acuerdo y todo su contenido.

2. Identificación de la información afectada

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el CONTRATANTE como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO pone a disposición de char la información necesaria para la realización del SERVICIO contratado.

3. Duración

El presente acuerdo estará vigente mientras el SERVICIO relacionado se encuentre activo de acuerdo con las condiciones establecidas para su realización.

Una vez finalice el SERVICIO, y por lo tanto este acuerdo, CHAR debe destruir y eliminar cualquier copia de los datos del CONTRATANTE que pueda tener en su poder y custodia. El CONTRATANTE podrá solicitar la devolución previa a su destrucción de estos datos mediante petición expresa con una antelación mínima de 30 días naturales antes de la finalización del SERVICIO. Esta devolución se realizaría en el formato digital en el que se encuentren almacenados, aun siendo propietario de char sin que este tenga la obligación de proporcionar las herramientas necesarias para su lectura e interpretación. No obstante, char podrá mantener bloqueados los datos para atender posibles responsabilidades administrativas o jurisdiccionales.

4. Obligaciones de char como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

4.1. char y todo su personal se obliga a:

• Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para lo estrictamente necesario para la realización del SERVICIO contratado. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
• Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del CONTRATANTE.
• Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, que contenga:
  • El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos. 
  • Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta del responsable.
  • Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad apropiadas que esté aplicando.
• No comunicar los datos a terceros, salvo a:
  • Terceros que sea necesario contratar para realizar adecuadamente la prestación del servicio contratado, asumiendo la responsabilidad de que el tercero subcontratado cumpla con la legislación vigente en materia de protección de datos y con las medidas de seguridad técnicas y organizativas requeridas.
  • Terceros que estén involucrados en el SERVICIO contratado y que el CONTRATANTE requiere de su participación para su prestación, ya sea por indicación expresa o simplemente porque estén relacionados con la finalidad propia del SERVICIO.
  • Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice el contrato.
• Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente. 
• Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
• Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
• Cuando las personas pudieran ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de datos ante char, éste lo debe comunicarlo de forma fehaciente al CONTRATANTE. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.
• Poner a disposición del CONTRATANTE toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el CONTRATANTE u otro auditor autorizado por él.
• Implantar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.

4.2. Notificación de violaciones de la seguridad de los datos:

char notificará al CONTRATANTE, sin dilación indebida y de forma fehaciente, las violaciones de la seguridad en el acceso a los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia. 

Se facilitará, como mínimo:

• Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
• Datos de la persona de contacto para obtener más información.
• Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.

char, a petición del responsable, comunicará en el menor tiempo posible las violaciones de la seguridad de los datos a los interesados, si esto fuera posible y cuando sea probable que la violación suponga un alto riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

La comunicación debe realizarse en un lenguaje claro y sencillo y deberá, incluir los elementos que en cada caso señale el responsable, como mínimo:

• La naturaleza de la violación de datos.
• Datos del punto de contacto del responsable o del encargado donde se pueda obtener más información.
• Describir las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales. Describir las medidas adoptadas o propuestas por el responsable del tratamiento para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

5. Obligaciones del CONTRATANTE como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Entregar a char los datos necesarios para que pueda prestar el SERVICIO.
• Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte de CHAR.
• Supervisar el tratamiento.

VERSIÓN: 20221108

1. Descripción

char pmslink es un middleware inteligente que actúa como un conector universal entre equipos y sistemas de un hotel, integrando:

• EQUIPO Y DISPOSITIVOS de uso en un hotel para procesos internos o dirigidos directamente a prestar servicio a sus clientes, entre ellos sistemas de comunicaciones (PBX) locales o remotos, sistemas de acceso a habitaciones y dependencias (tarjetas y/o móvil), sistemas de acceso a internet (HOTSPOT), sistemas de TV interactiva, sistemas domóticos, de eficiencia energética, y en general cualquier equipo o dispositivo instalado. 
• Sistemas de gestión en general, sean de desarrollo propio o de terceros: sistemas de gestión hotelera (PMS), CRM, bases de datos, aplicaciones de huésped, sistemas de incidencias, productividad, etc. 
• Sistemas especializados propios de char:
  • char mkey para la gestión de accesos desde terminal móviles de distintos proveedores. 
  • hmobile staff, herramientas de productividad para uso interno del hotel y prestación de servicios al huésped. https://www.hmobile.es/

2. Arquitectura

Mas allá de realizar conexiones físicas y trasladar protocolos, aporta inteligencia a las conexiones, de forma que todos los elementos integrados pueden compartir información y realizar acciones entre sí, pero siempre de acuerdo a las necesidades y funcionalidad que cada uno de ellos requiere.

Diseñado de forma modular, permite la conexión de ilimitado número de equipos y sistemas (solo limitado por la capacidad de los equipos PC y S.O. sobre los que se instala). Este modularidad facilita tratar cada elemento de forma que su comportamiento sea similar para cada funcionalidad, por lo que la sustitución de elementos es prácticamente transparente sobre el comportamiento general de sistema.

Por ejemplo, si se sustituye el sistema PBX, el cambio no afectara al PMS conectado ni al sistema de HOUSEKEEPING. El cambio se limitaría al controlador del dispositivo relacionado con la nueva PBX. Esto es extensible al resto de elementos.  

Asimismo, el diseño modular simplifica y hace posible:

• El crecimiento del sistema ya instalado, añadiendo nuevos elementos cuando sea necesario.
• La integración de nuevos equipo y sistemas, facilitando el desarrollo de nuevas integraciones y al ser elementos independientes garantizando que esto no afecta a lo ya existente.
• Adaptarse fácilmente a cualquier arquitectura basada en la ubicación (local o remota) de los elementos integrados:
  • Permitiendo la centralización de distintos hoteles con un único SISTEMA de gestión y EQUIPOS distribuidos en diferentes ubicaciones.
  • Permitiendo la integración de EQUIPOS centralizados dando servicio a distintos hoteles compartiendo SISTEMAS de gestión.

3. Alcance y limitaciones

El alcance y funcionalidad proporcionada por la integración entre los EQUIPOS y SISTEMAS a través de char pmslink solo está supeditada a:

• La posibilidad de su realización: Los distintos EQUIPOS y SISTEMAS a integrar deben facilitar interfaces o medios apropiados para ello.
• Las limitaciones de información o prestaciones de los propios EQUIPOS y SISTEMAS, de acuerdo con sus características, finalidad y/o licenciamiento.
• El licenciamiento contratado para el propio char pmslink, sobre número de sistemas integrados y sistemas que requieran de licenciamientos adicionales específicos.
• Los límites técnicos y/o físicos que el hardware y/o S.O. sobre el que se ejecutan los módulos software involucrado, puedan soportar.
• La disponibilidad funcional de los elementos integrados de acuerdo con su presencia, ejecución y posibles errores en la misma.

4. Equipos y sistemas integrados

char pmslink contempla la integración con EQUIPOS Y SISTEMAS:

• Que forman parte de los drivers y módulos que componen el sistema, integrados y certificados en su momento y a disposición de forma estándar en cualquier nueva instalación, según listas parciales en:
  • https://charpmslink.com/integrations-pms-property-management-systems/
  • https://charpmslink.com/integrations-hotel-equipment-systems/
• Nuevos EQUIPOS Y SISTEMAS:
  • Que solicitan por iniciativa propia, derivada del requerimiento de un proyecto concreto o por deseo de potenciar su capacidad de integración a través de char pmslink.
  • A los que se dirige char por iniciativa propia y/o por estar relacionados con el interés de alguno de los EQUIPOS Y SISTEMAS integrados.
• En este último caso, se busca la forma de que la integración se realice de la forma que resulte más fácil, rápida y atractiva para los EQUIPOS y SISTEMAS a integrar:
  • Adaptándose char e integrando bajo los mecanismos y protocolos que el EQUIPO Y SISTEMA a integrar facilite como medio estándar a este propósito.
  • Mediante los protocolos facilitados por CHAR a modo de API de integración estándar según las características y finalidad a obtener.
  • Emulando los protocolos ya por los EQUIPOS y SISTEMAS a integrar.

5. Características específicas de servicio pmslink

En el caso de EQUIPOS y SISTEMAS no integrados de forma estándar en char pmslink, el servicio ofrecido ya contempla la integración de estos nuevos elementos de acuerdo con:

Sin que los trabajos de esto representen coste adicional al servicio contratado, y en los plazos que char estime razonablemente necesarios. Estos plazos estarán supeditados a la disponibilidad del proveedor del EQUIPO y PMS para sus procesos de desarrollo, pruebas y/o certificaciones.

Los posibles costes que el proveedor del EQUIPO y PMS pueda requerir del CONTRATANTE con el fin de facilitar la integración (trabajos, adaptaciones, licencias, líneas de datos, etc.) serán facilitados y asumidos íntegramente por el CONTRATANTE.

La integración con los EQUIPOS y PMS se adaptará en el trascurso del contrato a los cambios que en los mismos se puedan producir, así como a la integración con nuevos EQUIPOS y/o PMS que puedan sustituir a los existentes en el momento de la activación del servicio. Dicha adaptación se valorará oportunamente en el momento de producirse. 

char coordinará con personal del CONTRATANTE la realización de estos trabajos de conexión y puesta en marcha.

El CONTRATANTE deberá facilitar la colaboración de personal propio, o contratado bajo su responsabilidad, para realizar los trabajos necesarios en los EQUIPOS y/o PMS, comprobaciones, pruebas, y en general cualquier tarea que sea necesario realizar sobre los mismos y que impliquen trabajos remotos o presenciales y/o comprobaciones físicas en el lugar de la instalación.

char no se hace responsable del funcionamiento ni mantenimiento de los equipos hardware ni módulos software de terceros que puedan estar involucrados en estas conexiones, quedando éstos bajo la responsabilidad del CONTRATANTE, aun cuando char colaborará en lo necesario para resolver cualquier incidencia que se pueda presentar.

char impartirá formación remota a personal del CONTRATANTE sobre las características técnicas de las conexiones realizadas, y el uso, si fuera procedente, de los módulos software instalados, así como del protocolo de actuación en caso de incidencias.

El CONTRATANTE facilitará en el momento de la activación del servicio los datos que sean necesarios para procesar los datos suministrados por los EQUIPOS y/o PMS para la configuración que pudiera ser necesaria para la correcta conexión con los EQUIPOS y/o PMS involucrados (habitaciones, características, numeraciones, tarifas, etc.).

char notificará al CONTRATANTE, a los contactos y direcciones que se especifiquen, todas las incidencias que sean detectadas en la conexión con los EQUIPOS y/o PMS. 

char colaborará en la resolución de las mismas, facilitando el reporte al proveedor involucrado y mantendrá informado al CONTRATANTE de su resolución, aunque sin asumir responsabilidad alguna en los plazos, formas y condiciones para ello ya que queda bajo la competencia y responsabilidad exclusiva del proveedor del EQUIPO y/o PMS involucrado.

Aun cuando estas incidencias llegaran a impedir el fin último del servicio contratado con char , se entiende que estas son ajenas a char , siendo su única obligación la de su detección y reporte y que las reclamaciones sobre ello a las que tenga derecho el CONTRATANTE deben ser realizadas directamente al proveedor del EQUIPO y/o PMS como responsable de sus propios sistemas y procesos.

VERSIÓN: 2022.11.08

Estas CONDICIONES GENERALES DE PRESTACION DE SERVCIOS detallan el alcance, características, condiciones y compromisos relacionadas con la prestación de servicios contratados a char de cualquier tipo, por cualquier medio y para cualquier producto, formando esta parte vinculante del compromiso adquirido con su contratación.

char hace referencia a char desarrollo de sistemas, s.l.u., con CIF ESB61839023 y domicilio en Parque Empresarial Arboretum – Avda. de la Fama, 16-20, 3ª planta, Cornellá de Llobregat (08940), Barcelona, representada por su Administrador.

CONTRATANTE hace referencia al contratante del servicio, sea o no beneficiario del mismo. Este contratante será la persona o entidad jurídica a la que se emiten por parte de char las facturas del SERVICIO contratado. El SERVICIO hacer referencia al suministro de cualesquiera productos y servicios relacionados bajo la fórmula Software Subscription (suscripción uso de software), SaaS (Software as a Service) y/o a servicios de mantenimiento de cualquier producto suministrado en la fórmula de cesión de licencia de uso.

1. Aceptación

char y el CONTRATANTE aceptan y se obligan por todo lo contenido en estas CONDICIONES GENERALES DE PRESTACIÓN DE SERVCIOS de acordado en las condiciones generales que siguen a continuación.

El contenido de estas CONDICIONES GENERALES DE PRESTACION DE SERVICIOS es la base del acuerdo entre char y el CONTRATANTE respecto a la prestación del SERVICIO contratado. Estas condiciones son perfeccionadas por:

• Las especificaciones, características y funcionalidades del producto objeto del SERVICIO de acuerdo con el documento al que se hace referencia en la oferta aceptada.
• Las condiciones específicas detalladas en la misma oferta aceptada, especialmente en sus compromisos económicos, requerimientos generales y condiciones particulares.

La aceptación de la oferta en la forma que se estipula en la misma supone la contratación del SERVICIO y por lo tanto la ACEPTACIÓN de estas CONDICIONES GENERALES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS.

2. Prestación del servicio

char prestará el SERVICIO contratado mientras se encuentre vigente y activo de acuerdo con condiciones pactadas:

• Cediendo los elementos necesarios y acordados
• Realizando el mantenimiento que sea necesario según el producto contratados.
• Facilitando los interfaces y funcionalidades descritas en sus especificaciones funcionales.
• Atendiendo, en general, las consultas e incidencias detectadas y reportadas por el CONTRATANTE relacionadas con los servicios contratados.

3. Mantenimiento y soporte técnico

Para el reporte de incidencias el CONTRATANTE podrá dirigirse al centro de soporte técnico de char a través de: https://www.char.es/helpdesk

En condiciones estándar, en horario de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 horas GMT+1, exceptuando jornadas festivas en el centro de soporte ubicado en Barcelona, España.

Bajo criterio de char se podrán realizar comunicaciones telefónicas en los casos en los que se consideren necesarias para agilizar la atención y resolución de consultas o incidencias.El CONTRATANTE podrá en todo momento reportar a char las consultas o incidencias detectadas por su cuenta en el SERVICIO prestado, asumiendo char la obligación de resolverlas, en caso de ser competencia de sus procesos con la mayor diligencia y en el menor tiempo posible, o simplemente evaluarlas en el caso de que sean competencia de terceros y con el fin de puedan ser reportadas por el CONTRATANTE a los mismos, no asumiendo char en este caso ninguna responsabilidad sobre las mismas ni afectando a los compromisos adquiridos.

3.1. Mantenimiento de procesos en servidores centralizados de char

Si la prestación del SERVICIO implicara el proceso en servidores centralizados bajo el control y la supervisión de char, estos serán monitorizados de forma permanente con el fin de detectar y corregir incidencias incluso antes de que se puedan ver afectados sus usuarios.

En el caso de incidencias detectadas directamente por char, éstas serán resueltas directamente por char sin implicación alguna por parte del CONTRATANTE. 

En el caso de que a criterio de char estas incidencias fueran relevantes, serán comunicadas al CONTRATANTE con el fin de notificar su existencia y resolución.

3.2. Mantenimiento de procesos en instalaciones del contratante

La atención de incidencias en SERVICIOS en los que se ejecuten procesos en equipos que no estén ubicados en dependencias y/o bajo la supervisión de char, será realizada de forma remota a través de línea de datos facilitada por el CONTRATANTE. Queda fuera del SERVICIO contratado cualquier tipo de trabajo presencial fuera de las instalaciones de CHAR.

Las herramientas necesarias para el establecimiento de conexiones remotas a los equipos implicados serán proporcionadas por char siempre y cuando no presenten requerimientos específicos, de seguridad, conexión o cualquiera otros, exigidos de forma particular por el CONTRATANTE. En este último caso deberá ser el CONTRATANTE quien facilite a char, sin ningún tipo de cargo y sin que implique a char ningún tipo de coste, las herramientas y permisos necesarios. 

Estas conexiones podrán ser desatendidas, esto es, con la posibilidad de realizarse sin la intervención del CONTRATANTE, o, por el contrario, deberá contar con su aceptación en cada caso. En cualquier caso, es el CONTRATANTE el que decidirá las limitaciones de esta conexión.

En el caso de que el CONTRATANTE, por motivos de seguridad o cualesquiera otros, no permitiese estas conexiones remotas de mantenimiento, este asume totalmente la responsabilidad de realizar los trabajos necesarios por sus propios recursos, apoyados por comunicación telefónica, o e-mail, con el centro de soporte técnico de char. En este caso char no asume responsabilidad alguna sobre la resolución de las incidencias planteadas, entendiéndose que el CONTRATANTE asume con su decisión esta responsabilidad, sin que esto afecte al servicio contratado aun cuando por este motivo no sea posible su prestación íntegra.

En el caso de incidencias detectadas directamente por char y en el caso de disponer de conexión no asistida a los sistemas afectados, éstas serán resueltas directamente por char sin implicación alguna por parte del CONTRATANTE. 

En el caso de que a criterio de char estas incidencias fueran relevantes, serán comunicadas al CONTRATANTE con el fin de notificar su existencia y resolución.

4. Inicio, duración, suspensión y finalización del servicio

El inicio del SERVICIO contratado comenzará a partir de la ACEPTACION del mismo.

Esto supondrá el inicio de la coordinación y trabajos previos necesarios para la puesta en marcha de este, entendiéndose que estos trabajos forman parte del propio SERVICIO. 

En el caso de que transcurridos 60 días naturales de la ACEPTACION no hubieran podido iniciarse los trabajos de puesta en marcha del SERVICIO y esto fuera imputable a causas ajenas a char, char se reserva el derecho a SUSPENDERLO en los términos estipulados para esta situación.

Transcurrido el periodo inicialmente contratado, éste se considerará renovado automáticamente por periodos de similar duración a menos de que cualquiera de las partes avise a la otra de forma fehaciente de su voluntad de no renovarlo con al menos 30 días naturales de antelación.

4.1. Suspensión

En cualquier momento, el CONTRATANTE, podrá suspender la prestación del SERVICIO y por lo tanto el pago de las cuotas pactadas. Para ello bastara la comunicación fehaciente a CHAR en cualquier momento de esta voluntad. La suspensión será efectiva a las 24 horas naturales a partir de la recepción de la notificación.

La suspensión del servicio no implicara la devolución inmediata de posibles cuotas pagadas anticipadamente por el CONTRATANTE y que afecten al periodo de suspensión. La compensación de estas se realizará sobre las cuotas que se pudieran facturar una vez sea reactivado el servicio. Si el servicio fuera cancelado por cualquier causa durante el periodo de suspensión no se realizará compensación en ninguna forma de las posibles cuotas anticipadas.

Trascurrido un año natural desde el inicio de la suspensión sin que el servicio sea reactivado, char se reserva el derecho a dar por cancelado el del SERVICIO contratado. 

El SERVICIO se considerará automáticamente suspendido en los términos definidos en el caso de que las administraciones publicas impidan por ley la actividad para la cual tienen objeto el SERVICIO contratado y por el periodo de tiempo en el que se impida su prestación.

La reactivación del servicio se producirá cuando el CONTRATANTE comunique esta circunstancia o desaparezcan prohibiciones respecto a su realización. En el caso de reactivación por voluntad del CONTRATANTE el SERVICIO no podrá ser nuevamente suspendido por un periodo mínimo similar a cubierto por posibles cuotas abonadas anticipadamente.

4.2. Cancelación

El SERVICIO podrá ser cancelado anticipadamente por cualquiera de las siguientes causas:

• Por mutuo acuerdo expreso de las partes.
• Por incumplimiento grave o manifiesto de sus cláusulas.
• Por imposibilidad sobrevenida, legal o material, de cumplir sus objetivos.
• Por parte de char, por impago de las cuotas del SERVICIO por parte del CONTRATANTE de acuerdo con los establecido en las condiciones de FACTURACION Y PAGO DEL SERVCIO. 
• Por denuncia del CONTRATANTE. El CONTRATANTE podrá cancelar el SERVICIO anticipadamente, en cualquier momento de vigencia de este, comunicándolo fehacientemente a char con una antelación mínima de 30 días naturales. Si esto se produjese durante el primer año de la ACEPTACION del servicio y siempre que no se hubiera pactado una cuota por la instalación y puesta en marcha, el CONTRATANTE deberá abonar a char en concepto de indemnización y con el objeto de cubrir los gastos de instalación el 30% del importe anual pactado, independientemente de las cuotas abonadas hasta el momento. En esta circunstancia char realizará abono de la factura emitida y procederá a facturar, con fecha de la notificación, el periodo consumido desde el inicio hasta 30 días naturales a partir de la fecha de notificación, calculados proporcionalmente a la cuota anual, y la indemnización del 30% del importe anual del servicio por ese concepto.
• Por transcurrir un año natural desde la petición de su por parte del CONTRATANTE sin la reactivación del SERVICIO.
• Por cualquier otra causa que contemple la legislación vigente.

Al término del contrato, sea cual sea su causa:

• char dejará de prestar el servicio contratado, desactivando los módulos contratados y/o la conexión de los servidores char
• Si la cancelación del servicio está motivada por voluntad de CONTRATANTE, causas ajenas a char o de fuerza mayor, char NO devolverá posibles cuotas del SERVICIO pagadas por el CONTRATANTE de forma anticipada, siendo estas asumidas como compensación a char por la cancelación anticipada del SERVICIO.
• El CONTRATANTE deberá retornar a char las licencias de uso que pudieran haber sido suministradas en depósito de los drivers y/o módulos instalados localmente por char para la realización del servicio. Para ello permitirá el acceso de CHAR a los equipos donde se encuentren instalados con el fin de proceder a la desinstalación de estos.
• Ambas partes quedarán liberadas de los compromisos y obligaciones asumidas a excepción de lo que pudiera afectar a cláusulas de confidencialidad y protección de datos, que permanecerá vigente por tiempo indefinido.

5. Facturación y pago del servicio

En el caso de SERVICIOS contratados por cuotas fijas, la facturación de los importes correspondientes se realizará en el momento de INICIO del servicio, de acuerdo con lo establecido en el punto 4 de estas condiciones.

En este caso la facturación se realizará por periodos anticipados y según la frecuencia, cantidades y plazos de pago acordados.

En el caso que la cuota del SERVICIO sea variable en función de factores acordados en la oferta, se realizará de acuerdo con lo establecido en la misma.

Las cuotas del SERVICIO contratado no sufrirán variación dentro del periodo inicial contratado.

Al término de este y para sus renovaciones automáticas, la cuota del SERVICIO podrá verse incrementada en el porcentaje que pudiera corresponder de acuerdo con el incremento del Índice de Precios al Consumo (IPC) publicado por el Instituto Nacional de Estadística de España u organismo que pueda sustituirle oficialmente en el futuro, correspondiente a la última anualidad y siempre que reflejen un porcentaje positivo.

5.1. Ampliación y reducción del servicio

El CONTRATANTE podrá solicitar, en el momento que lo considere oportuno, la ampliación o reducción del SERVICIO en base a su base de contratación o elementos que formen parte del mismo.

En caso de ampliación

char activará la ampliación de SERVICIO solicitada y emitirá la factura correspondiente.

El periodo facturado corresponderá a la parte proporcional entre el momento de la ampliación y el vencimiento del próximo periodo de facturación, de forma que la siguiente la factura comprenderá la totalidad del servicio contratado.

En caso de reducción

char descontará en la siguiente facturación del SERVICIO los importes no consumidos de acuerdo con la reducción efectuada. En esta situación el SERVICIO no será cancelado fuera la total compensación de las posibles cuotas pendientes de devolución, y si lo fuera lo sería asumiendo el CONTRATANTE que estas posibles cantidades pendientes NO le serán compensadas.

5.2. Impago

Se considera IMPAGO:

• La falta de pago de cualquiera de las facturas emitidas por char en relación con el SERVICIO contratado en un plazo de un mes natural a partir de la fecha de vencimiento acordada para cada factura.
• En el caso de cuotas de servicio variables en función a factores acordados en la oferta, además de lo anterior, se considera impago la falta de confirmación a los datos proporcionados por char y/o el no envío de los mismos por parte del CONTRATANTE en un plazo de un mes natural a partir de la fecha de envío pactada en cada caso.

En caso de impago char DESACTIVARÁ el SERVICIO contratado desactivándolo durante el periodo en el que se mantenga esta situación sin que esto suponga la aplicación de las condiciones de SUSPENSION contempladas, ni ningún tipo de compensación por el periodo en el que no se presta el servicio por esta causa, siendo asumido de forma expresa por el CONTRATANTE como compensación económica hacia char por el incumplimiento de sus obligaciones.

En caso de finalización del periodo contratado en esta situación, el SERVICIO será CANCELADO. Esto no afectará en modo alguno a la obligación por parte del CONTRATANTE de asumir el pago de las cantidades pendientes que existan en el momento de la finalización. 

En cualquier caso, tanto en la DESACTIVACIÓN como en la CANCELACIÓN del SERVICIO, char no tendrá obligación de notificar expresamente al CONTRATANTE de estas circunstancias para que sean de aplicación.

6. Subrogación

char y el CONTRATANTE, mientras se mantenga el SERVICIO activo, podrán subrogar libremente la totalidad del acuerdo suscrito por la contratación del SERVICIO, lo aquí recogido y lo estipulado en la oferta vinculante.

Esta subrogación se formalizará mediante la oportuna comunicación, que pasará a formar parte del compromiso adquirido, siendo efectiva a partir del mismo momento de su comunicación.

7. Confidencialidad

char y el CONTRATANTE están obligados a tratar confidencialmente cuanta información sea facilitada u obtenida en la prestación del SERVICIO, obligándose a no divulgarla durante, ni con posterioridad, a la vigencia de este y a someterla a iguales medidas de seguridad que se obligan a aplicar a la información confidencial de otros proveedores y clientes. 

Esta obligación rige igualmente para cuantos empleados y/o colaboradores de ambas partes conozcan o puedan tener acceso a dicha información confidencial. Se entiende como información confidencial toda aquella que se intercambie o llegue a conocimiento de las partes de forma escrita o verbal, que esté señalada por alguna de las partes como tal, o que no estándolo no sea de dominio público o que no suela divulgarse públicamente.

Estas obligaciones serán efectivas por tiempo indefinido más allá de la finalización del servicio contratado y el propio contrato.

8. Autorizaciones

char y el CONTRATANTE se autorizan mutuamente a la posibilidad de divulgar públicamente la existencia de este contrato, estando limitado esto a la mera existencia de este y quedando en el ámbito confidencial los detalles de su contenido.

Así mismo, El CONTRATANTE autoriza expresamente a char en relación con los servicios contratados a:

• Solicitar a los proveedores de los dispositivos, equipos y sistemas de terceros que pudieran estar implicados en el SERVICIO, y recibir en su nombre los documentos y datos necesarios para la prestación del SERVICIO.
• Reportar en su nombre a los proveedores de los dispositivos, equipos y sistemas de gestión involucrados las posibles incidencias detectadas en lo relacionado con la prestación del SERVICIO.

9. Limitación de responsabilidades

char se compromete a prestar el SERVICIO de manera apropiada y con todo el cuidado razonablemente posible según el estado actual de la técnica. El CONTRATANTE admite que char no puede garantizar la resolución de todas las incidencias que le sean transmitidas o se puedan presentar, ni que éstas serán resueltas en un plazo predeterminado. 

char NO garantiza la idoneidad del SERVICIO para la obtención de determinados fines particulares, por lo que char no se responsabiliza en ningún caso frente al CONTRATANTE, usuario o persona o entidad alguna que emplee el SERVICIO de cualquier perjuicio económico, laboral o legal supuestamente provocado por el uso o falta de uso de estos. 

char no será responsable del incumplimiento de sus obligaciones, definidas para la prestación del SERVICIO, si la realización de tales obligaciones ha sido impedida, interferida o retrasada por circunstancias que razonablemente escapen a su control. Entre dichas circunstancias se incluyen, por ejemplo, la imposibilidad de acceso al Servicio de Soporte Técnico por parte del CONTRATANTE o la del personal técnico de char por actos de fuerza mayor como fallos generales de las comunicaciones o fallos de suministro eléctrico.

10. Protección de datos

De conformidad con lo establecido por el REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril del 2016 (Reglamento General de Protección de Datos), se informa sobre la posibilidad de consultar la política de privacidad de char en http://www.char.es/politica-de-privacidad/ 

Todos los datos personales relacionados con el CONTRATANTE que, facilitados por cualquier medio, para la realización del SERVICIO, se incluirán un Fichero automatizado de Clientes cuyo responsable es char desarrollo de sistemas, s.l.u., con domicilio en Parque Empresarial Arboretum – Avda. de la Fama, 16-20, 3ª planta, Cornellá de Llobregat (08940), Barcelona, y serán tratados con la máxima confidencialidad y con la única finalidad de facilitar el desenvolvimiento del presente contrato de servicios. El CONTRANTE es plenamente consciente de que para la realización SERVICIO contratado es posible que sea necesario que char reciba de sus sistemas y procese datos relacionados con su actividad, personal, clientes y/o los que pudieran ser necesarios. Por este motivo, autoriza expresamente a char para esta recepción y proceso de acuerdo con los establecido en: https://charpmslink.com/documents/encargo-de-tratamiento-rgpd/?seq_no=2

10.1. Jurisdicción

Las partes se comprometen a resolver de manera amistosa cualquier desacuerdo que pudiera surgir en relación con el presente contrato.

En el caso en el que esto resultara imposible y debiera acudirse a la Jurisdicción ordinaria, las partes renuncian expresamente a su propio fuero y se someten a la competencia de los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Barcelona.

11. Anexos

11.1. Descripción del servicio.

El presente anexo define los términos particulares y características respecto a la prestación específica del servicio pmslink, siempre que se haya contratado, y dentro del contrato general suscrito entre el CONTRATANTE y char, formando parte del mismo a todos los efectos.

El servicio pmslink tiene como objeto proporcionar al CONTRATANTE y por parte de char los trabajos y elementos necesarios para realizar la integración, según módulos contratados, de:

• Distintos equipos y dispositivos: Sistemas de comunicaciones (PBX locales o remotas), sistemas de acceso a internet (HOTSPOT), sistemas de TV interactiva, sistemas domóticos, y en general cualquier equipo o dispositivo instalado en el hotel. Estos equipos y dispositivos serán denominados de forma general “EQUIPOS”.
• Con los sistemas de gestión del CONTRATANTE , sean de desarrollo propio o de terceros: Sistemas de gestión hotelera, CRM, bases de datos, aplicaciones de huésped, sistemas de incidencias, productividad, etc., denominados de forma general “PMS” y, dentro del servicio pmslink, especialmente con las herramientas y sistemas que este aporta.

El sistema se proporciona como un suministro de servicios que engloba los elementos necesarios para su realización:

• Las licencias y los módulos software propios de char, que fuera necesario instalar para la explotación de datos y/o la conectividad entre los EQUIPOS y los sistemas de gestión PMS.
• Los trabajos técnicos destinados a la instalación, puesta en marcha, formación, mantenimiento y en general cualquiera relacionado directamente con la prestación del servicio y relacionado con los módulos software de CHAR.

11.2. Alcance y limitaciones de la integración con EQUIPOS y PMS.

El alcance y funcionalidad de la integración con los EQUIPOS y PMS está supeditada a:

• La posibilidad de su realización: Los distintos EQUIPOS y PMS a integrar deben facilitar interfaces o medios apropiados para ello.
• Los datos e interfaces de acciones disponibles: la integración con los EQUIPOS y PMS estará limitada únicamente por la información y las funcionalidades soportadas por los mismos, ofreciendo char en todos los casos la posibilidad de proceso de todas las que puedan ofrecer los EQUIPOS y/o PMS. char no se hace responsable de las funcionalidades no soportadas por los EQUIPOS y/o PMS ni del correcto proceso que pueda realizar este sobre las funcionalidades integradas.

No existe límite licenciado en el número de EQUIPOS y PMS posibles de integrar. La única limitación sobre esto estará en los límites tecnológicos y/o físicos que el hardware y/o S.O. sobre el que se basan los módulos software involucrado, puedan soportar.

No están incluidos dentro del alcance de la integración:

• Los interfaces necesarios y/o medios físicos de conexión, de comunicaciones, equipos y/o dispositivos hardware de ningún tipo. También queda excluido del servicio contratado cualquier elemento software de terceros.

11.3. Conexión con EQUIPOS Y PMS.

char realizará las conexiones con los EQUIPOS y PMS involucrados de forma remota, de acuerdo a lo establecido en las condiciones generales del contrato de servicios. El CONTRATANTE facilitará para ello la colaboración, por parte de su personal, que fuera necesaria.

Estas conexiones serán realizadas mediante la instalación local de los drivers y/o módulos software, propiedad de char, que pudieran ser necesarios.

La licencia de uso de estos drivers y/o módulos software será cedida en depósito al CONTRATANTE sin cargos adicionales al servicio contratado y mientras dure el mismo.

El CONTRATANTE deberá facilitar los equipos hardware, sistemas operativos, y en general cualquier licencia, autorización o elementos de terceros que pudieran ser necesarios para realizar los procesos requeridos para la prestación del servicio contratado.

La integración con los EQUIPOS y PMS se realizará, según sea el caso, mediante:

• Los mecanismos y protocolos consensuados entre char y los distintos EQUIPOS y PMS a través de certificación, acuerdo tecnológico o medios utilizados en conexiones realizadas habitualmente entre ellos.
• Emulando los protocolos de otros sistemas soportados por los EQUIPOS y PMS.
• Mediante los protocolos estándar facilitados por char a modo de API de integración.
• Adaptando CHAR sus interfaces de acuerdo a las especificaciones suministradas por los EQUIPOS y PMS. 

En el caso de EQUIPOS y PMS sin interfaces certificados con char, char se compromete a realizar los trabajos propios de integración necesarios sin que esto represente coste adicional al servicio contratado, y en los plazos que char estime razonablemente necesarios. Estos plazos estarán supeditados a la disponibilidad del proveedor del EQUIPO y PMS para sus procesos de desarrollo, pruebas y/o certificaciones.

Los posibles costes que el proveedor del EQUIPO y PMS pueda requerir del CONTRATANTE con el fin de facilitar la integración (trabajos, adaptaciones, licencias, líneas de datos, etc.) serán facilitados y asumidos íntegramente por el CONTRATANTE.

La integración con los EQUIPOS y PMS se adaptará en el trascurso del contrato a los cambios que en los mismos se puedan producir, así como a la integración con nuevos EQUIPOS y/o PMS que puedan sustituir a los existentes en el momento de la activación del servicio. Dicha adaptación se valorará oportunamente en el momento de producirse. 

char coordinará con personal del CONTRATANTE la realización de estos trabajos de conexión y puesta en marcha.

El CONTRATANTE deberá facilitar la colaboración de personal propio, o contratado bajo su responsabilidad, para realizar los trabajos necesarios en los EQUIPOS y/o PMS, comprobaciones, pruebas, y en general cualquier tarea que sea necesario realizar sobre los mismos y que impliquen trabajos remotos o presenciales y/o comprobaciones físicas en el lugar de la instalación.

char no se hace responsable del funcionamiento ni mantenimiento de los equipos hardware ni módulos software de terceros que puedan estar involucrados en estas conexiones, quedando éstos bajo la responsabilidad del CONTRATANTE, aun cuando char colaborará en lo necesario para resolver cualquier incidencia que se pueda presentar.

char impartirá formación remota a personal del CONTRATANTE sobre las características técnicas de las conexiones realizadas, y el uso, si fuera procedente, de los módulos software instalados, así como del protocolo de actuación en caso de incidencias.

El CONTRATANTE facilitará en el momento de la activación del servicio los datos que sean necesarios para procesar los datos suministrados por los EQUIPOS y/o PMS para la configuración que pudiera ser necesaria para la correcta conexión con los EQUIPOS y/o PMS involucrados (habitaciones, características, numeraciones, tarifas, etc.).

char notificará al CONTRATANTE, a los contactos y direcciones que se especifiquen, todas las incidencias que sean detectadas en la conexión con los EQUIPOS y/o PMS.

char colaborará en la resolución de las mismas, facilitando el reporte al proveedor involucrado y mantendrá informado al CONTRATANTE de su resolución, aunque sin asumir responsabilidad alguna en los plazos, formas y condiciones para ello ya que queda bajo la competencia y responsabilidad exclusiva del proveedor del EQUIPO y/o PMS involucrado.

Aun cuando estas incidencias llegaran a impedir el fin último del servicio contratado con char, se entiende que estas son ajenas a char, siendo su única obligación la de su detección y reporte y que las reclamaciones sobre ello a las que tenga derecho el CONTRATANTE deben ser realizadas directamente al proveedor del EQUIPO y/o PMS como responsable de sus propios sistemas y procesos.

VERSIÓN: 2022.11.08

1. Descripción

char pmslink es un middleware inteligente que permite la integración entre:

• Equipos y dispositivos de uso en un hotel para procesos internos o dirigidos directamente a prestar servicio a sus clientes, entre ellos sistemas de comunicaciones (PBX) locales o remotos, sistemas de acceso a habitaciones y dependencias (tarjetas y/o móvil), sistemas de acceso a internet (HOTSPOT), sistemas de TV interactiva, sistemas domóticos, de eficiencia energética, y en general cualquier equipo o dispositivo instalado. 
• Sistemas de gestión en general, sean de desarrollo propio o de terceros: sistemas de gestión hotelera (PMS), CRM, bases de datos, aplicaciones de huésped, sistemas de incidencias, productividad, etc. 

El presente anexo define los términos particulares y características respecto a la prestación específica del servicio pmslink, siempre que se haya contratado, y dentro del contrato general suscrito entre el CONTRATANTE y char, formando parte del mismo a todos los efectos.

El servicio pmslink tiene como objeto proporcionar al CONTRATANTE y por parte de CHAR los trabajos y elementos necesarios para realizar la integración, según módulos contratados, de:

El sistema se proporciona como un suministro de servicios que engloba los elementos necesarios para su realización:

• Las licencias y los módulos software propios de char, que fuera necesario instalar para la explotación de datos y/o la conectividad entre los EQUIPOS y los sistemas de gestión PMS.
• Los trabajos técnicos destinados a la instalación, puesta en marcha, formación, mantenimiento y en general cualquiera relacionado directamente con la prestación del servicio y relacionado con los módulos software de CHAR.

2. Alcance y limitaciones de la integración con EQUIPOS y PMS

El alcance y funcionalidad de la integración con los EQUIPOS y PMS está supeditada a:

• La posibilidad de su realización: Los distintos EQUIPOS y PMS a integrar deben facilitar interfaces o medios apropiados para ello.
• Los datos e interfaces de acciones disponibles: la integración con los EQUIPOS y PMS estará limitada únicamente por la información y las funcionalidades soportadas por los mismos, ofreciendo char en todos los casos la posibilidad de proceso de todas las que puedan ofrecer los EQUIPOS y/o PMS. char no se hace responsable de las funcionalidades no soportadas por los EQUIPOS y/o PMS ni del correcto proceso que pueda realizar este sobre las funcionalidades integradas.

No existe límite licenciado en el número de EQUIPOS y PMS posibles de integrar. La única limitación sobre esto estará en los límites tecnológicos y/o físicos que el hardware y/o S.O. sobre el que se basan los módulos software involucrado, puedan soportar.

No están incluidos dentro del alcance de la integración:

• Los interfaces necesarios y/o medios físicos de conexión, de comunicaciones, equipos y/o dispositivos hardware de ningún tipo. También queda excluido del servicio contratado cualquier elemento software de terceros.

3. Conexión con EQUIPOS Y PMS

char realizará las conexiones con los EQUIPOS y PMS involucrados de forma remota, de acuerdo a lo establecido en las condiciones generales del contrato de servicios. El CONTRATANTE facilitará para ello la colaboración, por parte de su personal, que fuera necesaria.

Estas conexiones serán realizadas mediante la instalación local de los drivers y/o módulos software, propiedad de char, que pudieran ser necesarios.

La licencia de uso de estos drivers y/o módulos software será cedida en depósito al CONTRATANTE sin cargos adicionales al servicio contratado y mientras dure el mismo.

El CONTRATANTE deberá facilitar los equipos hardware, sistemas operativos, y en general cualquier licencia, autorización o elementos de terceros que pudieran ser necesarios para realizar los procesos requeridos para la prestación del servicio contratado.

La integración con los EQUIPOS y PMS se realizará, según sea el caso, mediante:

• Los mecanismos y protocolos consensuados entre char y los distintos EQUIPOS y PMS a través de certificación, acuerdo tecnológico o medios utilizados en conexiones realizadas habitualmente entre ellos.
• Emulando los protocolos de otros sistemas soportados por los EQUIPOS y PMS.
• Mediante los protocolos estándar facilitados por char a modo de API de integración.
• Adaptando CHAR sus interfaces de acuerdo a las especificaciones suministradas por los EQUIPOS y PMS. 

En el caso de EQUIPOS y PMS sin interfaces certificados con char, char se compromete a realizar los trabajos propios de integración necesarios sin que esto represente coste adicional al servicio contratado, y en los plazos que char estime razonablemente necesarios. Estos plazos estarán supeditados a la disponibilidad del proveedor del EQUIPO y PMS para sus procesos de desarrollo, pruebas y/o certificaciones.

Los posibles costes que el proveedor del EQUIPO y PMS pueda requerir del CONTRATANTE con el fin de facilitar la integración (trabajos, adaptaciones, licencias, líneas de datos, etc.) serán facilitados y asumidos íntegramente por el CONTRATANTE.

La integración con los EQUIPOS y PMS se adaptará en el transcurso del contrato a los cambios que en los mismos se puedan producir, así como a la integración con nuevos EQUIPOS y/o PMS que puedan sustituir a los existentes en el momento de la activación del servicio. Dicha adaptación se valorará oportunamente en el momento de producirse. 

char coordinará con personal del CONTRATANTE la realización de estos trabajos de conexión y puesta en marcha.

El CONTRATANTE deberá facilitar la colaboración de personal propio, o contratado bajo su responsabilidad, para realizar los trabajos necesarios en los EQUIPOS y/o PMS, comprobaciones, pruebas, y en general cualquier tarea que sea necesario realizar sobre los mismos y que impliquen trabajos remotos o presenciales y/o comprobaciones físicas en el lugar de la instalación.

char no se hace responsable del funcionamiento ni mantenimiento de los equipos hardware ni módulos software de terceros que puedan estar involucrados en estas conexiones, quedando éstos bajo la responsabilidad del CONTRATANTE, aun cuando char colaborará en lo necesario para resolver cualquier incidencia que se pueda presentar.

char impartirá formación remota a personal del CONTRATANTE sobre las características técnicas de las conexiones realizadas, y el uso, si fuera procedente, de los módulos software instalados, así como del protocolo de actuación en caso de incidencias.

El CONTRATANTE facilitará en el momento de la activación del servicio los datos que sean necesarios para procesar los datos suministrados por los EQUIPOS y/o PMS para la configuración que pudiera ser necesaria para la correcta conexión con los EQUIPOS y/o PMS involucrados (habitaciones, características, numeraciones, tarifas, etc).

char notificará al CONTRATANTE, a los contactos y direcciones que se especifiquen, todas las incidencias que sean detectadas en la conexión con los EQUIPOS y/o PMS.

char colaborará en la resolución de las mismas, facilitando el reporte al proveedor involucrado y mantendrá informado al CONTRATANTE de su resolución, aunque sin asumir responsabilidad alguna en los plazos, formas y condiciones para ello ya que queda bajo la competencia y responsabilidad exclusiva del proveedor del EQUIPO y/o PMS involucrado.

Aun cuando estas incidencias llegaran a impedir el fin último del servicio contratado con char, se entiende que estas son ajenas a char, siendo su única obligación la de su detección y reporte y que las reclamaciones sobre ello a las que tenga derecho el CONTRATANTE deben ser realizadas directamente al proveedor del EQUIPO y/o PMS como responsable de sus propios sistemas y procesos.

El servicio contratado será prestado por char, a demanda del usuario, a través de su Servicio Técnico, accesible en nuestra página web en https://www.char.es/helpdesk/ en días laborables en su centro de trabajo de Barcelona, de lunes a viernes en horario de 9:00 a 18:00 horas (GMT+1).

1. Resumen de prestaciones

Soporte técnico remoto sin límite de actuaciones, para incidencias técnicas y consultas de usuario.

• Reinstalaciones, únicamente con backup de carpeta CHARWIN.
• Reconfiguración de conexiones, etc. 1 por año.
• Actualización gratuita de versiones y revisiones de producto contratado, incluyendo
  actuaciones remotas.
• Sustitución o reposición gratuita de medios de protección.
• Conexión para comprobación general de la instalación, a petición del usuario.
• Revisión remota de instalación inmediata a la finalización de la misma.

2. Asistencia remota sin límite

Los técnicos de char proporcionarán al Contratante un servicio de asistencia remota, sin límite en número de intervenciones y duración de las mismas, para la solución de problemas, incidencias o dudas relacionados exclusivamente con los productos char incluidos en el presente contrato, en los mejores plazos de tiempo posible dentro de los estándares de la industria. Como norma general, char tratará de atender las peticiones de asistencia que le sean formuladas en el mismo momento en que se produzcan, y resolverlas, o notificar un plazo específico de resolución, en el término de 24 horas laborales desde la comunicación de la incidencia.

La asistencia será prestada mediante conversación telefónica, e-mail y/o acceso remoto a los equipos del usuario a través de Internet. char determinara en cada caso el medio idóneo para la prestación de asistencia de acuerdo a las características de la misma.

Acceso remoto a través de Internet: Los técnicos de char podrán acceder remotamente, con el consentimiento previo del Usuario, a los equipos informáticos en los que se encuentren instaladas los productos char objeto de una incidencia reportada, con el fin de agilizar el proceso de resolución de la incidencia, estando obligado el Usuario a cumplir con los siguientes requerimientos:

• El servidor o PC en el que esté instalado el producto char dispondrá de acceso a Internet y software de navegación.
• La conexión de acceso remoto a realizar por char debe ser autorizada expresamente por el Usuario como propietario de la instalación objeto de intervención a la que se accederá remotamente.
• El Usuario debe disponer de copias de seguridad de la configuración y datos contenidos en el equipo
  informático al que se acceda, realizadas previamente a la intervención remota del personal técnico
  de char.

char no podrá ser considerado responsable de la resolución de los problemas que a criterio de char requieran de un acceso remoto como el descrito, si el Usuario no es capaz de proporcionar los medios para realizar dicho acceso.

3. Mantenimiento preventivo

El Usuario podrá solicitar a char la realización de revisiones remotas y rutinarias de las instalaciones de los productos incluidos en el contrato hasta un máximo de dos por año. A este fin el Usuario deberá comunicar con el servicio técnico de char, mediante https://www.char.es/helpdesk/, para coordinar la realización de esta intervención. Esta se realizará mediante acceso remoto a través de Internet, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la petición.

4. Reinstalaciones

El Usuario podrá solicitar a char la realización de re – instalaciones de los productos incluidos en el contrato, con existencia de copia de seguridad previa del producto instalado, hasta un máximo de una por año. A este fin el Usuario deberá comunicar con el servicio técnico de char, mediante https://www.char.es/helpdesk/, para coordinar la realización de esta intervención. Esta se realizará mediante acceso remoto a través de Internet, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la petición, siempre y cuando exista disponibilidad, por parte del Usuario y como requerimientos para la prestación del servicio:

• En el caso de conexiones a equipos de terceros, de los elementos necesarios, correctamente instalados, configurados y en funcionamiento optimo de acuerdo a sus características y especificaciones. Esto es aplicable a cualquier equipo, suministro, elemento informático, de sistemas, hardware, cableados y conexiones, drivers o aplicaciones de terceros, licenciamientos, etc.
• La colaboración técnica y contacto presencial o remoto de terceros implicados en los equipos sobre los que se realiza la instalación.
• Disponibilidad, colaboración y presencia física de personal propio o contratado por el Usuario con el fin de efectuar las acciones físicas que sean requeridas en la ubicación de los equipos sobre los que se realiza la instalación.
• Datos e información precisa sobre la configuración y resultados que se desean obtener.

5. Sustitución de medios de licenciamiento y protección

En el caso de pérdida de la protección anticopia software necesaria para el licenciamiento de los productos incluidos en el contrato, char realizará, a petición del usuario, mediante https://www.char.es/helpdesk/, la regeneración sin cargo de la misma.

Esta reposición de medios se realizará en el menor plazo de tiempo posible y siempre dentro de los cinco días hábiles siguientes a la petición.

En el caso de protecciones anticopia hardware dañadas o extraviadas, char realizara su sustitución por los medios de protección software de uso en el momento en el que se deba realizar la sustitución. No se sustituirán en ningún caso medios de protección hardware.

6. Actualizaciones

char proporcionará al Usuario, a petición de este, acceso a las nuevas versiones o revisiones de los productos incluidos en este contrato. Dichas actualizaciones serán suministradas sin ningún tipo de cargo por el medio físico o electrónico que char considere más conveniente.

char asumirá, a petición del usuario la instalación de estas nuevas versiones, entendiendo esta instalación como la actualización de los productos ya instalados, en los mismos términos y condiciones que los especificados en la cobertura de “Reinstalación de productos software” del presente contrato.

7. Coberturas y prestaciones no incluídas

Se excluye expresamente la prestación por parte de char de asistencia relacionada con cualquier producto o licencia no incluido en este contrato. Las siguientes coberturas quedan, asimismo, excluidas:

• Recuperación de datos de productos software de char perdidos por cualquier causa, no conservados en copias de seguridad realizadas por el Usuario que sean aptas técnicamente para ser restauradas de forma remota.
• El suministro y reposición de productos, licencias de uso o medios de protección que no estén en poder del
• Usuario, por cualquier causa, con anterioridad a la vigencia de este contrato o con posterioridad a su término.
• La realización de labores propias del Usuario en relación con el mantenimiento, uso y explotación de los productos incluidos en el contrato.
• Cualquier tipo de actuación o intervención de asistencia presencial y, en cualquier caso, fuera del horario especificado.
• Creación de nuevos Operadores telefónicos para la tarificación de las llamadas realizadas.
• Reinstalaciones del producto sin disponer de un backup de la carpeta C:\Charwin y ante cambios de equipos de comunicaciones donde se requiera una reinstalación o reconfiguración del sistema desde cero.

8. Limitación de responsabilidades

char se compromete a efectuar sus servicios de manera apropiada y con todo el cuidado razonablemente posible según el estado actual de la técnica. El Usuario admite que char no puede garantizar la resolución de todos los incidentes que le sean transmitidos por el Usuario ni que éstos serán resueltos en un plazo determinado. El presente contrato no garantiza la idoneidad de los productos o servicios de char para la obtención de determinados fines particulares, por lo que char no se responsabiliza en ningún caso frente al Contratante, Usuario o persona o entidad alguna que emplee dichos productos o servicios de cualquier perjuicio económico, laboral o legal supuestamente provocado por el uso o falta de uso de los mismos. char no será responsable del incumplimiento de sus obligaciones definidas en el presente contrato, si la realización de tales obligaciones ha sido impedida, interferida o retrasada por circunstancias que razonablemente escapen a su control. Entre dichas circunstancias se incluyen, por ejemplo, la imposibilidad de acceso al Servicio Técnico por parte del Usuario o la del personal técnico de char por actos de fuerza mayor como fallos generales de las comunicaciones o fallos de suministro eléctrico.

9. Finalización del contrato

El presente contrato comienza y finaliza según las fechas especificadas sin que exista compromiso ni obligación alguna de renovación por ninguna de las partes.

De esta forma, ninguna de las partes está obligada a notificar su vencimiento, considerándose completamente extinguido, a todos los efectos, el presente contrato en la fecha de finalización acordada.

En caso de nueva contratación por parte del mismo contratante, sobre los mismos productos y servicios, esta deberá ser realizada bajo petición expresa, en forma de un nuevo contrato, no garantizando char en ningún caso la aplicación de similares o parecidas condiciones al presente contrato, ni en derechos y obligaciones ni económicas, entendiendo que, en cualquier caso, se trata de una nueva contratación totalmente independiente a la contemplada en el presente contrato, sin que la relación basada en el presente contrato se pueda considerar como ningún tipo de compromiso, obligación o referencia en cuanto a condiciones futuras.

10. Suspensión del contrato

El impago por parte del Contratante de cualquiera de las facturas emitidas por char por los importes establecidos como precio de este contrato dará lugar a la inmediata suspensión del mismo hasta que no sea resuelto dicho impago.

A estos efectos se considera impago la no cancelación de las cantidades pendientes en la fecha de vencimiento acordada sea cual sea la causa por la que no se ha realizado el abono de las mismas.

Durante el periodo de suspensión no se realizarán ninguno de los servicios contratados sin que esto suponga ampliación del periodo contractual en base al tiempo de suspensión, siendo asumido y considerado de forma expresa por el Contratante como compensación económica hacia char por el incumplimiento de sus obligaciones.

En caso de finalización del periodo contratado en esta situación, el contrato se considerará extinguido, sin que exista obligación por parte de char de notificar al Contratante esta circunstancia. Esto no afectará en modo alguno a la obligación por parte del contratante de asumir el pago de las cantidades pendientes de pago que existan en el momento de la finalización.

11. Confidencialidad

char se compromete a guardar la más estricta confidencialidad sobre todas las informaciones de tipo confidencial de las cuales el Contratante pueda ser titular y que puedan llegar a conocimiento de char con motivo de la realización de los servicios contratados. char se compromete asimismo a tomar todas las medidas necesarias para evitar la divulgación de estas informaciones confidenciales al público o personas no autorizadas por el Contratante para disponer de esas informaciones. char actuará, para proteger las informaciones confidenciales del Contratante, al menos con la misma reserva y precaución que tomaría para la protección de sus propias informaciones confidenciales y se abstendrá de utilizar, o facilitar a terceros, las informaciones confidenciales del Contratante que pueda llegar a conocer.

12. Política de protección de datos

De conformidad con lo establecido por el REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril del 2016 (Reglamento General de Protección de Datos), le informamos que puede consultar nuestra política de protección de datos en el siguiente enlace: http://www.char.es/politicade-privacidad/.

Todos los datos personales facilitados por cualquier medio, para la realización de este contrato o los que sean facilitados en el trascurso de la relación contractual, se incluirán un Fichero automatizado de Clientes cuyo responsable es char desarrollo de sistemas, s.l.u., con domicilio en Parque Empresarial Arboretum – Avda. de la Fama, 16-20, 3ª planta, Cornellá de Llobregat (08940), Barcelona, y serán tratados con la máxima confidencialidad y con la única finalidad de facilitar el desenvolvimiento del presente contrato de servicios.

13. Arbitraje

Para la solución de cualquier cuestión litigiosa derivada del presente contrato, las partes se someten expresamente al arbitraje institucional del Tribunal Arbitral de Barcelona, de la Associació Catalana per a l´Arbitratge, al que se le encarga la designa del árbitro o árbitros y la administración del arbitraje, obligándose desde ahora el cumplimiento de la decisión arbitral. En el caso en el que este arbitraje fuera imposible y debiera acudirse a la Jurisdicción ordinaria, las partes renuncian expresamente a su propio fuero y se someten a la competencia de los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Barcelona.