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Plantilla de condiciones de contrato SaaS

Este documento es una plantilla. Cuando se necesite, se emitirá un documento para su firma.

1. Descripción general del servicio

char pmslink, es un sistema de integración que actúa como conector entre los distintos equipos, dispositivos y sistemas de los que puede disponer un hotel, recolectando datos y enrutando acciones, con interfaces propios para la gestión y explotación de la información procesada. Es un módulo autónomo, con características funcionales propias.

Las características y funcionalidades de pmslink están incluidas en el Anexos I de este documento, formando parte del acuerdo general. Su prestación está supeditada a su contratación, y está destinados a cubrir las necesidades específicas del CONTRATANTE, siempre según sus características y limitaciones.

El presente contrato tiene como objeto proporcionar por parte de CHAR y al CONTRATANTE los trabajos y elementos necesarios para proporcionarle el servicio ofrecido dentro del sistema pmslink, definiendo su alcance, características y limitaciones.

2. Aceptación

Ambas partes aceptan y se obligan por todo lo acordado en las condiciones generales que siguen a continuación y en las del anexo respecto a los módulos contratados. Para ello acuerdan que será suficiente:

  • Por parte de CHAR el envío del presente documento cumplimentado con los datos particulares de contratante y la valoración económica de los servicios contratados, adjunto a mensaje e-mail al efecto.
  • Por parte del contratante la respuesta al mensaje e-mail, adjuntando el contrato enviado y manifestando su aceptación expresa. Este mensaje será considerado como una aceptación formalmente válida para las dos partes y suficiente para el compromiso adquirido.

3. Prestación del servicio, mantenimiento y soporte técnico

char prestará el servicio contratado mientras el presente contrato se encuentre vigente y activo, realizando el mantenimiento que sea necesario según los módulos contratados, facilitando los interfaces y funcionalidades descritas, y atendiendo, en general, las incidencias detectadas y reportadas por el CONTRATANTE relacionadas con los servicios contratados.

Monitorización de procesos locales de integración

La monitorización y control de los procesos locales de integración con los equipos, dispositivos y sistemas de gestión se realizará básicamente mediante la recepción de alertas de los procesos implicados a través de mensajes e-mail dirigidos al centro de atención y soporte técnico de char.

Para ello el CONTRATANTE deberá proveer de lo necesario para facilitar el envío de estos mensajes a través de servidores de correo de CHAR o los que el CONTRATANTE pudiera poner a disposición para tal fin.

En caso de que por motivos de seguridad o cualquier otros el CONTRATANTE no facilitara el envío de estos mensajes, se entiende que desestima esta prestación sin que ello suponga alteración alguna en los términos del contrato, ni sus condiciones económicas, y asumiendo directamente y bajo su responsabilidad las tareas de monitorización.

char no garantiza que esta monitorización remota pueda detectar todas las posibles incidencias que se puedan producir. Por ello el CONTRATANTE deberá aplicar sus propios mecanismos de control destinados a este fin y de forma complementaria a la supervisión realizada por char.

Atención y resolución de incidencias

La atención de incidencias en las instalaciones locales del CONTRATANTE relacionadas con los servicios contratados será realizada de forma remota a través de línea de datos facilitada por el CONTRATANTE. Queda fuera del servicio contratado cualquier tipo de servicio o trabajo presencial, en las instalaciones del CONTRATANTE.

Las herramientas necesarias para el establecimiento de conexiones remotas a los equipos implicados serán proporcionadas por char siempre y cuando no presenten requerimientos específicos, de seguridad, conexión o cualquiera otros, exigidos de forma particular por el CONTRATANTE. En este último caso deberá ser el CONTRATANTE quien facilite a char, sin ningún tipo de cargo y sin que implique a char ningún tipo de coste, las herramientas y permisos necesarios.

Estas conexiones podrán ser desatendidas, esto es, con la posibilidad de realizarse sin la intervención del CONTRATANTE, o, por el contrario, deberá contar con su aceptación para su realización en cada caso. En cualquier caso, es el CONTRATANTE el que decidirá las limitaciones de esta conexión.

En el caso de que el CONTRATANTE, por motivos de seguridad o cualesquiera otros, no permitiese estas conexiones remotas de mantenimiento, este asume totalmente la responsabilidad de realizar las labores de mantenimiento mediante sus propios recursos, apoyados por comunicación telefónica, o e-mail, con el centro de soporte técnico de char. En este caso char no asume responsabilidad alguna sobre la resolución de las incidencias planteadas, entendiéndose que el CONTRATANTE asume con su decisión esta responsabilidad, sin que esto afecte al servicio contratado aun cuando por este motivo no sea posible su prestación íntegra.

En el caso de incidencias detectadas directamente por char y en el caso de disponer de conexión no asistida a los sistemas afectados, éstas serán resueltas directamente por char sin implicación alguna por parte del CONTRATANTE.

En el caso de que a criterio de char estas incidencias fueran relevantes, serán comunicadas al CONTRATANTE con el fin de notificar su existencia y resolución.

En el caso de que las incidencias detectadas tuvieran su origen en procesos de terceros, equipos, dispositivos, sistemas de gestión o cualesquiera otros, char solo tendrá como responsabilidad la comunicación al CONTRATANTE de su existencia, entendiéndose que la gestión de reporte, reclamación y seguimiento a los terceros implicados corresponde al CONTRATANTE y que la obligación de char respecto a estas es su detección, análisis y la de facilitar la colaboración necesaria para su resolución. Aun cuando estas incidencias llegaran a impedir la prestación del servicio contratado con char, se entiende que esta gestión forma parte del propio servicio contratado y que las reclamaciones sobre ello a las que tenga derecho el CONTRATANTE deben ser realizadas directamente a los terceros implicados.

En cualquier caso, el CONTRATANTE podrá en todo momento reportar a char incidencias detectadas por su cuenta en el servicio prestado, asumiendo char la obligación de resolverlas, en caso de ser competencia de sus procesos, o evaluarlas con el fin de que puedan ser reportadas a terceros implicados.

Para el reporte de incidencias el CONTRATANTE podrá dirigirse al centro de soporte técnico de char:

  • Soporte técnico char pmslink: https://www.char.es/helpdesk/
  • Horario: De lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 horas GMT+1, exceptuando jornadas festivas en el centro de soporte ubicado en Barcelona, España.

Estas direcciones y horarios podrán sufrir modificaciones durante la vigencia del contrato. De producirse éstas, serán comunicadas por CHAR al CONTRATANTE tan pronto se tenga previsión de ellas.

4. Inicio, duración y finalización del contrato de servicio

El presente contrato será vigente a partir de la fecha de su encabezamiento.

El inicio del servicio contratado comenzará a partir del inicio de los trabajos de instalación remota necesarios para la integración con los sistemas locales de gestión del CONTRATANTE o configuración de los módulos contratados, entendiéndose que estos trabajos forman parte del propio servicio.

A partir del inicio del servicio, éste será prestado por el periodo establecido y de acuerdo a los términos establecidos en este contrato.

En el caso de que transcurridos 60 días naturales de la formalización del presente contrato no hubieran podido iniciarse los trabajos de puesta en marcha del servicio y esto fuera imputable a causas ajenas a char, char se reserva el derecho de darlo por cancelado a todos los efectos.

Transcurrido el periodo inicialmente contratado, éste se considerará renovado automáticamente por periodos de similar duración a menos de que cualquiera de las partes avise a la otra de forma fehaciente de su voluntad de no renovarlo con al menos 30 días naturales de antelación.

No obstante lo anterior, el presente contrato se extinguirá anticipadamente por cualquiera de las siguientes
causas:

  • Por mutuo acuerdo expreso de las partes.
  • Por incumplimiento grave o manifiesto de sus cláusulas.
  • Por imposibilidad sobrevenida, legal o material, de cumplir sus objetivos.
  • Por denuncia del CONTRATANTE. El CONTRATANTE podrá resolver el contrato anticipadamente, en cualquier momento de vigencia del mismo, comunicándolo fehacientemente a CHAR con una antelación mínima de 30 días naturales. En este caso el CONTRATANTE deberá abonar a CHAR en concepto de indemnización y con el objeto de cubrir los gastos de instalación el 30% del importe anual pactado, independientemente de las cuotas abonadas hasta el momento. En esta circunstancia char realizará abono de la factura emitida al inicio o renovación del servicio y procederá a facturar, con fecha de la notificación, el periodo consumido desde el inicio o renovación hasta 30 días naturales a partir de la fecha de notificación, calculados proporcionalmente a la cuota anual, y la indemnización del 30% del importe anual del servicio por ese concepto.
  • Por cualquier otra causa que contemple la legislación vigente.

Al término del contrato, sea cual sea su causa:

  • char dejará de prestar el servicio contratado, desactivando los módulos contratados y/o la conexión de los servidores CHAR.
  • El CONTRATANTE deberá retornar a CHAR las licencias de uso que pudieran haber sido suministradas en depósito de los drivers y/o módulos instalados localmente por CHAR para la realización del servicio. Para ello permitirá el acceso de CHAR a los equipos donde se encuentren instalados con el fin de proceder a la desinstalación de los mismos.
  • Ambas partes quedarán liberadas de los compromisos y obligaciones asumidas en este contrato a excepción de la cláusula de confidencialidad, que permanecerá vigente por tiempo indefinido.

5. Facturación y pago del contrato de servicio

La facturación de los importes correspondientes a las cuotas de los servicios contratados, calculadas en base al número de habitaciones del establecimiento controladas, se realizará en el momento de inicio del servicio, de acuerdo a lo establecido en el punto 6 del presente contrato.

Las cuotas del servicio contratado serán facturadas por anticipado para los periodos establecidos y según la frecuencia, cantidades y plazos de pago acordados.

Las cuotas del servicio contratado no sufrirán variación dentro del periodo contratado.

Al término del mismo y para sus renovaciones automáticas, la cuota del servicio será incrementada en el porcentaje que pudiera corresponder de acuerdo al incremento del Índice de Precios al Consumo (IPC) publicado por el Instituto Nacional de Estadística de España u organismo que pueda sustituirle oficialmente en el futuro, y correspondiente a la última anualidad.

6. Ampliación o reducción de habitaciones controladas y/o módulos contratados

Ampliación

El CONTRATANTE podrá solicitar, en el momento que lo considere oportuno, la ampliación del límite de las
habitaciones controladas y/o módulos contratados.

Para ello bastará la comunicación a char por parte del CONTRATANTE de solicitud a tal fin y a los contactos comerciales de char, indicando los detalles de la ampliación solicitada. Este comunicado formará parte del presente acuerdo, a modo de anexo.

char activará la ampliación de servicio solicitada y emitirá la factura correspondiente.

El periodo facturado corresponderá a la parte proporcional entre el momento de la ampliación y el vencimiento del próximo periodo de facturación, de forma que la siguiente la factura comprenderá la totalidad del servicio contratado.

Reducción

El CONTRATANTE podrá solicitar la reducción del límite de las habitaciones controladas y/o módulos contratados con una mínima anticipación de 30 días naturales sobre el siguiente periodo de facturación.

Para ello bastará la comunicación a char por parte del CONTRATANTE de solicitud a tal fin y a los contactos comerciales de char, indicando los detalles de la reducción solicitada. Este comunicado formará parte del presente contrato, a modo de anexo.

char gestionará la reducción de servicio solicitada en el momento de iniciarse el nuevo periodo de facturación y emitirá la factura correspondiente de acuerdo con los destinos y niveles de servicio resultantes.

7. Suspensión del contrato

El impago por parte del CONTRATANTE de cualquiera de las facturas emitidas por char por los importes establecidos como precio en este contrato dará lugar a la inmediata suspensión del mismo hasta que no sea resuelto dicho impago. A este efecto se considera impago la no reposición a CHAR de los importes que correspondan en un plazo de un mes natural a partir de la fecha de vencimiento acordada.

Durante el periodo de suspensión no se facilitarán ninguno de los servicios contratados sin que esto suponga ampliación del periodo contractual en base al tiempo de suspensión, siendo asumido y considerado de forma expresa por el CONTRATANTE como compensación económica hacia char por el incumplimiento de sus obligaciones.

En caso de finalización del periodo contratado en esta situación, el contrato se considerará extinguido, sin que exista obligación por parte de CHAR de notificar al CONTRATANTE de esta circunstancia. Esto no afectará en modo alguno a la obligación por parte del CONTRATANTE de asumir el pago de las cantidades pendientes que existan en el momento de la finalización.

8. Subrogación

Ambas partes, mientras permanezca el contrato en vigor, se facultan para subrogar libremente la totalidad de obligaciones y derechos recogidos en el mismo, a las personas físicas o jurídicas que pudieran ser necesarias ante el cambio de propiedad, de empresa explotadora, de empresa gestora, de datos fiscales y en general ante cualquier cambio en la entidad de cualquiera de las partes que afecte a la contratación, pago o cobro del servicio contratado.

Esta subrogación se formalizará mediante la oportuna comunicación que pasará a formar parte del presente acuerdo a modo de anexo, siendo efectiva a partir del mismo momento de su comunicación.

9. Confidencialidad

Ambas partes se obligan a tratar confidencialmente cuanta información sea facilitada u obtenida en la ejecución del presente contrato, obligándose a no divulgarla durante, ni con posterioridad, a la vigencia del mismo y a someterla a iguales medidas de seguridad que se obligan a aplicar a la información confidencial de otros proveedores y clientes.

Esta obligación rige igualmente para cuantos empleados y/o colaboradores de ambas partes conozcan o puedan tener acceso a dicha información confidencial. Se entiende como información confidencial toda aquella que se intercambie o llegue a conocimiento de las partes de forma escrita o verbal, que esté señalada por alguna de las partes como tal, o que no estándolo no sea de dominio público o que no suela divulgarse públicamente.

Estas obligaciones serán efectivas por tiempo indefinido más allá de la finalización del servicio contratado y el propio contrato.

10. Autorizaciones

Ambas partes se autorizan mutuamente a la posibilidad de divulgar públicamente la existencia de este contrato, estando limitado esto a la mera existencia del mismo y quedando en el ámbito confidencial los detalles de su contenido.

Así mismo, El CONTRATANTE autoriza expresamente a CHAR en relación con los servicios contratados a:

  • Solicitar a los proveedores de los dispositivos, equipos y sistemas de gestión involucrados y recibir en su nombre, los protocolos y datos necesarios con el fin de realizar los procesos necesarios para la prestación del servicio.
  • Reportar en su nombre a los proveedores de los dispositivos, equipos y sistemas de gestión involucrados las posibles incidencias detectadas en la conexión o procesos relacionados.

11. Limitación de responsabilidades

char se compromete a efectuar sus servicios de manera apropiada y con todo el cuidado razonablemente posible según el estado actual de la técnica. El CONTRATANTE admite que char no puede garantizar la resolución de todas las incidencias que le sean transmitidas o se puedan presentar, ni que éstas serán resueltas en un plazo predeterminado.

El presente contrato no garantiza la idoneidad de los servicios de pmslink para la obtención de determinados fines particulares, por lo que char no se responsabiliza en ningún caso frente al CONTRATANTE, usuario o persona o entidad alguna que emplee dichos servicios de cualquier perjuicio económico, laboral o legal supuestamente provocado por el uso o falta de uso de los mismos.

char no será responsable del incumplimiento de sus obligaciones definidas en el presente contrato, si la realización de tales obligaciones ha sido impedida, interferida o retrasada por circunstancias que razonablemente escapen a su control. Entre dichas circunstancias se incluyen, por ejemplo, la imposibilidad de acceso al Servicio de Soporte Técnico por parte del CONTRATANTE o la del personal técnico de char por actos de fuerza mayor como fallos generales de las comunicaciones o fallos de suministro eléctrico.

12. Ley de protección de datos

De conformidad con lo establecido por el REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril del 2016 (Reglamento General de Protección de Datos), le informamos que puede consultar nuestra política de protección de datos en el siguiente enlace: http://www.char.es/politica-de-privacidad/.

Todos los datos personales facilitados por cualquier medio, para la realización de este contrato o los que sean facilitados en el trascurso de la relación contractual, se incluirán un Fichero automatizado de Clientes cuyo responsable es char desarrollo de sistemas, s.l., con domicilio en C/ Pablo Iglesias 56, 1-1, 08302 Mataró – Barcelona, y serán tratados con la máxima confidencialidad y con la única finalidad de facilitar el desenvolvimiento del presente contrato de servicios.

13. Jurisdicción

Las partes se comprometen a resolver de manera amistosa cualquier desacuerdo que pudiera surgir en relación con el presente contrato.

En el caso en el que esto resultara imposible y debiera acudirse a la Jurisdicción ordinaria, las partes renuncian expresamente a su propio fuero y se someten a la competencia de los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Barcelona.

ANEXO I. Servicio char pmslink

Descripción del Servicio

El presente anexo define los términos particulares y características respecto a la prestación específica del servicio pmslink, siempre que se haya contratado, y dentro del contrato general suscrito entre el CONTRATANTE y char, formando parte del mismo a todos los efectos.

El servicio pmslink tiene como objeto proporcionar al CONTRATANTE y por parte de char los trabajos y elementos necesarios para realizar la integración, según módulos contratados, de:

  • Distintos equipos y dispositivos: Sistemas de comunicaciones (PBX locales o remotas), sistemas de acceso a internet (HOTSPOT), sistemas de TV interactiva, sistemas domóticos, y en general cualquier equipo o dispositivo instalado en el hotel. Estos equipos y dispositivos serán denominados de forma general “EQUIPOS”.
  • Con los sistemas de gestión del CONTRATANTE , sean de desarrollo propio o de terceros: Sistemas de gestión hotelera, CRM, bases de datos, aplicaciones de huésped, sistemas de incidencias, productividad, etc., denominados de forma general “PMS” y, dentro del servicio pmslink, especialmente con las herramientas y sistemas que este aporta.

El sistema se proporciona como un suministro de servicios que engloba los elementos necesarios para su realización:

  • Las licencias y los módulos software propios de char, que fuera necesario instalar para la explotación de datos y/o la conectividad entre los EQUIPOS y los sistemas de gestión PMS.
  • Los trabajos técnicos destinados a la instalación, puesta en marcha, formación, mantenimiento y en general cualquiera relacionado directamente con la prestación del servicio y relacionado con los módulos software de char.

Alcance y limitaciones de la integración con EQUIPOS y PMS

El alcance y funcionalidad de la integración con los EQUIPOS y PMS está supeditada a:

  • La posibilidad de su realización: Los distintos EQUIPOS y PMS a integrar deben facilitar interfaces o medios apropiados para ello.
  • Los datos e interfaces de acciones disponibles: la integración con los EQUIPOS y PMS estará limitada únicamente por la información y las funcionalidades soportadas por los mismos, ofreciendo char en todos los casos la posibilidad de proceso de todas las que puedan ofrecer los EQUIPOS y/o PMS.
  • char no se hace responsable de las funcionalidades no soportadas por los EQUIPOS y/o PMS ni del correcto proceso que pueda realizar este sobre las funcionalidades integradas.

No existe límite licenciado en el número de EQUIPOS y PMS posibles de integrar. La única limitación sobre esto estará en los límites tecnológicos y/o físicos que el hardware y/o S.O. sobre el que se basan los módulos software involucrado, puedan soportar.

No están incluidos dentro del alcance de la integración::

  • Los interfaces necesarios y/o medios físicos de conexión, de comunicaciones, equipos y/o dispositivos hardware de ningún tipo. También queda excluido del servicio contratado cualquier elemento software de terceros.

Conexión con EQUIPOS Y PMS

char realizará las conexiones con los EQUIPOS y PMS involucrados de forma remota, de acuerdo a lo establecido en las condiciones generales del contrato de servicios. El CONTRATANTE facilitará para ello la colaboración, por parte de su personal, que fuera necesaria.

Estas conexiones serán realizadas mediante la instalación local de los drivers y/o módulos software, propiedad de char, que pudieran ser necesarios.

La licencia de uso de estos drivers y/o módulos software será cedida en depósito al CONTRATANTE sin cargos adicionales al servicio contratado y mientras dure él mismo.

El CONTRATANTE deberá facilitar los equipos hardware, sistemas operativos, y en general cualquier licencia, autorización o elementos de terceros que pudieran ser necesarios para realizar los procesos requeridos para la prestación del servicio contratado.

La integración con los EQUIPOS y PMS se realizará, según sea el caso, mediante:

  • Los mecanismos y protocolos consensuados entre char y los distintos EQUIPOS y PMS a través de certificación, acuerdo tecnológico o medios utilizados en conexiones realizadas habitualmente entre ellos.
  • Emulando los protocolos de otros sistemas soportados por los EQUIPOS y PMS.
  • Mediante los protocolos estándar facilitados por char a modo de API de integración.
  • Adaptando char sus interfaces de acuerdo a las especificaciones suministradas por los EQUIPOS y PMS.

En el caso de EQUIPOS y PMS sin interfaces certificados con char, char se compromete a realizar los trabajos propios de integración necesarios sin que esto represente coste adicional al servicio contratado, y en los plazos que char estime razonablemente necesarios. Estos plazos estarán supeditados a la disponibilidad del proveedor del EQUIPO y PMS para sus procesos de desarrollo, pruebas y/o certificaciones.

Los posibles costes que el proveedor del EQUIPO y PMS pueda requerir del CONTRATANTE con el fin de facilitar la integración (trabajos, adaptaciones, licencias, líneas de datos, etc.) serán facilitados y asumidos íntegramente por el CONTRATANTE.

La integración con los EQUIPOS y PMS se adaptará en el trascurso del contrato a los cambios que en los mismos se puedan producir, así como a la integración con nuevos EQUIPOS y/o PMS que puedan sustituir a los existentes en el momento de la activación del servicio. Dicha adaptación se valorará oportunamente en el momento de producirse.

char coordinará con personal del CONTRATANTE la realización de estos trabajos de conexión y puesta en marcha.

El CONTRATANTE deberá facilitar la colaboración de personal propio, o contratado bajo su responsabilidad, para realizar los trabajos necesarios en los EQUIPOS y/o PMS, comprobaciones, pruebas, y en general cualquier tarea que sea necesario realizar sobre los mismos y que impliquen trabajos remotos o presenciales y/o comprobaciones físicas en el lugar de la instalación.

char no se hace responsable del funcionamiento ni mantenimiento de los equipos hardware ni módulos software de terceros que puedan estar involucrados en estas conexiones, quedando éstos bajo la responsabilidad del CONTRATANTE, aun cuando CHAR colaborará en lo necesario para resolver cualquier incidencia que se pueda presentar.

char impartirá formación remota a personal del CONTRATANTE sobre las características técnicas de las conexiones realizadas, y el uso, si fuera procedente, de los módulos software instalados, así como del protocolo de actuación en caso de incidencias.

El CONTRATANTE facilitará en el momento de la activación del servicio los datos que sean necesarios para procesar los datos suministrados por los EQUIPOS y/o PMS para la configuración que pudiera ser necesaria para la correcta conexión con los EQUIPOS y/o PMS involucrados (habitaciones, características, numeraciones, tarifas, etc).

char notificará al CONTRATANTE, a los contactos y direcciones que se especifiquen, todas las incidencias que sean detectadas en la conexión con los EQUIPOS y/o PMS.

char colaborará en la resolución de las mismas, facilitando el reporte al proveedor involucrado y mantendrá informado al CONTRATANTE de su resolución, aunque sin asumir responsabilidad alguna en los plazos, formas y condiciones para ello ya que queda bajo la competencia y responsabilidad exclusiva del proveedor del EQUIPO y/o PMS involucrado.

Aun cuando estas incidencias llegaran a impedir el fin último del servicio contratado con char, se entiende que estas son ajenas a char, siendo su única obligación la de su detección y reporte y que las reclamaciones sobre ello a las que tenga derecho el CONTRATANTE deben ser realizadas directamente al proveedor del EQUIPO y/o PMS como responsable de sus propios sistemas y procesos.

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