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ESP – 20221108 A encargado tratamiento RGPD

Posted24/11/2022
Updated25/07/2024
ByGari Iruretagoiena

VERSIÓN: 20221108

1. Objeto del encargo del tratamiento

Este ACUERDO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO detallan el alcance, características, condiciones y compromisos relacionadas con el tratamiento de la información facilitada para la prestación de servicios contratados a char de cualquier tipo, por cualquier medio y para cualquier producto, formando esta parte vinculante del compromiso adquirido con su contratación.

char hace referencia a char desarrollo de sistemas, s.l.u., con CIF ESB61839023 y domicilio en Parque Empresarial Arboretum – Avda. de la Fama, 16-20, 3ª planta, Cornellá de Llobregat (08940), Barcelona, representada por su Administrador.

CONTRATANTE hace referencia al contratante del servicio, sea o no beneficiario del mismo. Este contratante será la persona o entidad jurídica a la que se emiten por parte de CHAR las facturas del SERVICIO contratado y se hace responsable de lo contenido en este acuerdo. 

El SERVICIO hacer referencia al suministro de cualesquiera productos y servicios relacionados bajo la fórmula Software Subscription (Suscripción de uso de software), SaaS (Software as a Service) y/o a servicios de mantenimiento de cualquier producto suministrado en la fórmula de cesión de licencia de uso.

La contratación del SERVICIO supone que el CONTRATANTE en calidad de RESPONSABLE DE TRATAMIENTO habilita a CHAR como ENCARGADO DE TRATAMIENTO para tratar la información que se le pueda suministrar, incluyendo los datos de carácter personal necesarios para prestar el SERVICIO, para lo cual ambas partes aceptan expresamente este acuerdo y todo su contenido.

2. Identificación de la información afectada

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el CONTRATANTE como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO pone a disposición de char la información necesaria para la realización del SERVICIO contratado.

3. Duración

El presente acuerdo estará vigente mientras el SERVICIO relacionado se encuentre activo de acuerdo con las condiciones establecidas para su realización.

Una vez finalice el SERVICIO, y por lo tanto este acuerdo, CHAR debe destruir y eliminar cualquier copia de los datos del CONTRATANTE que pueda tener en su poder y custodia. El CONTRATANTE podrá solicitar la devolución previa a su destrucción de estos datos mediante petición expresa con una antelación mínima de 30 días naturales antes de la finalización del SERVICIO. Esta devolución se realizaría en el formato digital en el que se encuentren almacenados, aun siendo propietario de char sin que este tenga la obligación de proporcionar las herramientas necesarias para su lectura e interpretación. No obstante, char podrá mantener bloqueados los datos para atender posibles responsabilidades administrativas o jurisdiccionales.

4. Obligaciones de char como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

4.1. char y todo su personal se obliga a:

  • Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para lo estrictamente necesario para la realización del SERVICIO contratado. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
  • Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del CONTRATANTE.
  • Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, que contenga:
    • El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos. 
    • Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta del responsable.
    • Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad apropiadas que esté aplicando.
  • No comunicar los datos a terceros, salvo a:
    • Terceros que sea necesario contratar para realizar adecuadamente la prestación del servicio contratado, asumiendo la responsabilidad de que el tercero subcontratado cumpla con la legislación vigente en materia de protección de datos y con las medidas de seguridad técnicas y organizativas requeridas.
    • Terceros que estén involucrados en el SERVICIO contratado y que el CONTRATANTE requiere de su participación para su prestación, ya sea por indicación expresa o simplemente porque estén relacionados con la finalidad propia del SERVICIO.
    • Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice el contrato.
  • Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente. 
  • Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
  • Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
  • Cuando las personas pudieran ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de datos ante char, éste lo debe comunicarlo de forma fehaciente al CONTRATANTE. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.
  • Poner a disposición del CONTRATANTE toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el CONTRATANTE u otro auditor autorizado por él.
  • Implantar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.

4.2. Notificación de violaciones de la seguridad de los datos:

char notificará al CONTRATANTE, sin dilación indebida y de forma fehaciente, las violaciones de la seguridad en el acceso a los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia. 

Se facilitará, como mínimo:

  • Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
  • Datos de la persona de contacto para obtener más información.
  • Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.

char, a petición del responsable, comunicará en el menor tiempo posible las violaciones de la seguridad de los datos a los interesados, si esto fuera posible y cuando sea probable que la violación suponga un alto riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

La comunicación debe realizarse en un lenguaje claro y sencillo y deberá, incluir los elementos que en cada caso señale el responsable, como mínimo:

  • La naturaleza de la violación de datos.
  • Datos del punto de contacto del responsable o del encargado donde se pueda obtener más información.
  • Describir las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales. Describir las medidas adoptadas o propuestas por el responsable del tratamiento para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

5. Obligaciones del CONTRATANTE como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

  • Entregar a char los datos necesarios para que pueda prestar el SERVICIO.
  • Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte de CHAR.
  • Supervisar el tratamiento.
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